Pref13 - sp istres - secrétaire particulier(ère) du sous-préfet

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

Gestion de l’agenda avec autonomie et discernement:
- saisie en autonomie des réunions du Sous-préfet et mise à jour dans logiciel OBM
- demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes
- participation à la réunion encadrement du Sous-préfet
- communication permanente au chauffeur des changements d’agenda
- confirmation de présences aux diverses réunions
- réservations pour les déjeuners
- réponses divers courriers

Etablissement du programme hebdomaire des déplacements:
- préparation programme et gestion des modifications de dernière heure
- réservation des déplacements en train, avion et réservation nuitée d’hôtel puis établissement des fiches de remboursement des frais de déplacement dans Chorus DT

Gestion des appels:
- filtrage des communications
- redirection vers les interlocuteurs adéquats
- appels internes et externes sur demande autorité

Messagerie:
- gestion de la messagerie reservée aux usagers et redirection vers les services concernés
- veille de la messagerie du Sous-préfet et redirection vers chefs de bureaux, édition des documents pour mise à la lecture
- gestion messagerie du secrétariat, invitations réunions, déjeuners et réceptions: transmission pour décisions et réponses

Gestion des frais de représentation et budget résidence:
- gestion tableau de suivi des frais de représention du Sous-préfet
- gestion tableau suivi frais de résidence
- saisie des dépenses dans logiciel cartes achats

Divers:
- mise à jour des contacts du Sous-préfet
- suivi des dossiers: ajout de dernière minute
- saisie des évaluations du Sous-préfet
- accueil des invités (installation et café)
- mise à jour base de données et expédition des cartes de vœux du Sous-préfet
- saisie et transmission demandes absences du Sous-préfet
- commandes traiteur pour réception à la résidence du sous-préfet
- information du personnel de résidence et soutien pour organisation

Votre environnement professionnel:

Activités du service :
Activités liées au fonctionnement interne des services de la sous-préfecture

Composition et effectifs du service :
La Cellule Ressources et Appui est composée de 7 agents de catégorie C

Liaisons hiérarchiques:
Le Sous-préfet – La Secrétaire Générale

Liaisons fonctionnelles:

Les Membres du Corps préfectoral – La totalité des services extérieurs de l’État – La totalité des bureaux de la Sous-préfecture, les services de la préfecture, collectivités locales, services de police et de gendarmerie.