Assistante administration du personnel (h/f)

Pour notre Maison Cheval Blanc Paris, nous recherchons un Assistante Administration du Personnel (H/F).

Objectif de la Fonction:

L’Assistant Administration du Personnel travaille en étroite collaboration avec l’équipe Paie & Administration du Personnel afin de garantir la bonne réalisation de l’ensemble des obligations légales liées à la gestion administrative du personnel.

Ces fonctions ont un caractère nécessairement évolutif pour répondre, d’une part aux impératifs d’adaptation de l’entreprise à ses besoins, et d’autre part au plein développement des compétences du titulaire du poste. En conséquence, ces évolutions ne sauraient être considérées comme une modification du contrat de travail, dès lors qu’elles ne conduisent pas à réduire la qualification du titulaire du poste.

Activités principales:

* Participer à la gestion administrative du personnel(CDI, CDD, Apprentis, etc.) selon les procédures en vigueur :
o Création et suivi des dossiers du personnel dématérialisé,
o Création et mise à jour des fiches salariés dans le logiciel de paie,
o Réalisation des contrats de travail, avenants et annexes,
o Réalisation des formalités obligatoires d’embauche: DPAE, authentification des titres de séjour, mise à jour du RUP, etc.
o Suivi des inscriptions mutuelle / prévoyance,
o Planification et suivi des visites médicales,
o Suivi des inscriptions au service de VTC pour les personnes éligibles,
o Suivi des logements: coordination des arrivées/départ, suivi des cautions et contrat de sous-location,
o Suivi des périodes d’essai,
* Assurer la gestion administrative des extras:
o Création des dossiers administratifs,
o Etablissement des contrats de travail et DPAE,
o Suivi du nombre de vacations dans le respect des procédures en vigueur,
* Assurer la gestion administrative des stagiaires:
o Création des dossiers administratifs,
o Etablissement des conventions de stage,
* Assurer la gestion des courriers administratifs:
o Renouvellement / Rupture de période d’essai
o Attestation d’emploi
o Réponse démission, fin de période d’essai,
o Mémos RH,
o Anniversaires,
o ,
* Participer à la rédaction et au suivi des déclarations d’accident du travail/trajet selon les procédures en vigueur,
* Assurer la mise à jour des affichages obligatoires selon les règles et procédures en vigueur,
* S’assurer que les collaborateurs soient en possession de tout le matériel de travail nécessaire à l’exécution de leur mission (uniforme, vestiaire, carte d’accès, etc.),
* Assurer le suivi des espaces réservés aux collaborateurs (vestiaires, salle de pause, restaurant du personnel, etc.) pour qu’ils soient en permanence dans un état optimal d’utilisation et coordonner les interventions avec les Chefs de Service dédiés,
* Participer à l’établissement des tableaux de bords sociaux (suivi des AT, suivi des titres de séjour, statistiques RH, etc.),
* Être garant de l’expérience Ambassadeur Cheval Blanc Paris pour la partie administration du personnel (processus d’embauche et d’accueil, promotion/évolution, départ) et conditions de travail (vestiaires, salle de pause, restaurant du personnel, matériel de travail, etc.),
* Travailler en étroite collaboration avec les autres personnes de la Direction des Ressources Humaines,