Travail du lundi au vendredi de 9h à 17h
Mission de l'assistant(e) gestion des ressources humaines :
Au sein de l'EHPAD, sous la responsabilité du responsable de site et en soutien direct, il/elle réalise les activités de gestion RH, dans le respect des règles et procédures définies.
Au-delà de l'aspect administratif, il/elle reçoit, informe, et conseille les professionnels de l'établissement sur les aspects gestion administrative du personnel.
Activités principales :
1. Embauche, contractualisation et paie
-Tenir le registre du personnel
-Préparer et faire signer tous les contrats de travail à partir d'une liste tenue par la responsable de site et en fonction de l'exécution du planning et des besoins de remplacements
-Réaliser les déclarations d'embauche DUE
-Créer et mettre à jour les dossiers personnels
-Mettre à jour le tableau personnel avec toutes les informations sur le salarié
-Vérifier les informations contenues dans les plannings et les qualifications des jours en collaboration avec le responsable de site, avant les travaux de paies hebdomadaires et mensuels
-En collaboration avec le comptable, préparer des éléments de paie chaque semaine pour les nouvelles embauches, les CDD, et les transmettre au siège à partir des contrats établis et les plannings réels
-En collaboration avec le comptable, préparer et transmettre les éléments de variables de paie pour les personnels permanents une fois par mois
-Edition des feuilles de paie, distribution et classement
-Etablissement des certificats administratifs de fin de contrats et distribution
2. Gestion du temps
-Mettre à disposition et traiter les feuilles de présence et de suivi des heures travaillées
-Etablir les comptes d'heures hebdomadaires et mensuels
-Assurer la mise à disposition des plannings annuels pour l'anticipation des congés
-Etablir le suivi des décomptes des congés
-Assurer la bonne gestion et le classement des demandes de congés
-Réaliser le récapitulatif des congés annuels pour affichage
-Assurer le suivi des tableaux de consommation des heures de délégation DP / CE / CCE
-Contribuer à la mise à jour du guide de gestion du temps
-Assurer une permanence hebdomadaire « Questions réponses sur ma paie / mon compte d'heure » pour le personnel de l'EHPAD
3. Absentéisme
-Tenir le registre des accidents du travail pour CSSCT, le transmettre une fois par mois à la directrice
-Tenir à jour le classement des arrêts de travail et les informations nécessaires aux remboursements CPAM / Assureur
-Suivre l'absentéisme à partir du classeur des maladies & établir les statistiques mensuelles
-Suivre les remplacements et faire le lien avec la comptable pour le calcul de la prime décentralisée
-Appui à la responsable de site dans la gestion des remplacements
-Assurer la mise à jour du cahier infirmier des accidents du travail et maladie
-Distribution des feuilles de paie et classement
-Suivi d'activité du siège : compléter le tableau des effectifs et le ratio de remplacement à partir du tableau envoyé mensuellement par le siège, en collaboration avec la responsable de site et le transmettre à la directrice
4. Gestion des formations
-Contribuer à la planification des formations du personnel
-Réaliser et distribuer les convocations
-Compléter le tableau de suivi des formations réalisées
-Etablir le lien avec le comptable pour les demandes de remboursements et factures
5. Outils de gestion
-Mettre à jour les listes du personnel et des remplaçants dans le classeur d'astreinte
-Mettre à jour l'affichage du personnel d'astreinte chaque vendredi
-Mettre à jour le tableau de consommation des heures de délégation (CE DP)
-Réaliser le suivi des dépenses Groupe 2
-Assurer l'affichage des comptes rendus et informations diverses des instances
-Suivi des formations du personnel
-Réaliser le bilan social
6. Autre :
-Assurer la suppléance de l'accueil lors d'absences
-Appui à la rédaction de courriers
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