Nous recherchons un(e) secrétaire médical ( e) polyvalente, alliant des compétences en ressources humaines.
Ce poste exige une expérience avérée dans les deux domaines, capable de gérer des taches administratives variées avec professionnalismes et efficacité.
Votre rôle sera crucial pour assurer le bon fonctionnement de nos services médicaux et RH.
Vos missions :
Suivi des dossiers salariés :
- Mise à jour des documents officiels et obligatoires : vérifications coordonnées administratives, personne référente en cas de problème de santé, mise à jour des documents : permis de conduire, suivi des dossiers mutuels
- Mise à jour de la liste des numéros de téléphone pour les astreintes.
Gestion des contrats de travail :
- Compléter Google Drive des services éducatifs
- Élaboration des DPAE et des contrats de travail CDD et CDI de l'ensemble des services et veiller à la mise à jour du document support à l'élaboration de la DPAE.
- Suivi du retour de l'ensemble de ces contrats de travail.
- Lien avec les agences d'intérim pour la gestion des contrats pour le service éducatif.
Suivi des dossiers prévoyance :
- Effectuer les demandes sur la plateforme APICIL
- Être en lien avec le cabinet comptable pour les demandes de renseignements nécessaires.
- Rendre compte du suivi de ces dossiers à la direction et à l'adjointe de direction.
Secrétariat :
- Affichage des astreintes
- Edition des tableaux de réservation des véhicules et du tableau de présences des professionnels
- Classement et tri de documents administratifs
- Mettre en forme et éditer des documents
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier (lors des jours de présence) ; expédier le courrier
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la MAS (sur la base de la polyvalence)
- Orienter vers les interlocuteurs internes, prendre les messages
- Tenue des bannettes salariés
Gestion des RDV médicaux :
- Prise des rendez-vous médicaux
- Informer les familles des rendez-vous médicaux
- Créer des enveloppes pour les IDE (noter dessus nom et prénom du résident et liste des documents à mettre avec encoche) et imprimer le DLU
- Mise à jour d'IMAGO pour la planification, le suivi et les comptes rendu des rendez-vous de manière hebdomadaire
- Gestion administrative de certaines activités paramédicales ponctuelles ou sur du plus long terme (campagne de vaccination, HSBD, courrier aux familles.)
Poste à pourvoir à partir du 14 février un(e) secrétaire médical(e) à mi temps en CDI.
1 semaine de 2 jours, puis 1 semaine de 3 jours.
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