Assistant / assistante de gestion en ressources humaines

Prise de poste au 1er septembre, CDD temps plein 1 mois renouvelable.

Au sein de l'EHPAD, sous la responsabilité du Directeur et en soutien direct de celui-ci, vous réaliserez les activités de gestion RH, dans le respect des règles et procédures définies.
Au-delà de l'aspect administratif, vous recevrez, informerez, et conseillerez les professionnels de l'établissement sur les aspects relatifs à la gestion administrative du personnel.
Vous serez soumis(e) au secret professionnel et aux règles déontologiques attachées à la fonction.

ACTIVITES:
1. Embauche, contractualisation et paie:
- Tenir le registre du personnel et les registres obligatoires
- Réaliser les déclarations préalable à l'embauche (DPAE)
- Créer et mettre à jour les dossiers personnels
- Planifier et suivre les visites d'embauche, de reprise, ponctuelles et récurrentes de la médecine du travail
- Suite à entretien d'embauche avec le cadre de santé : accueillir les candidats, constituer le dossier administratif
- Préparer tous les contrats de travail et transmission à la Direction pour correction en fonction de l'exécution du planning et des besoins de remplacements
- Demander la vérification des titres de séjour et mise à jour du tableau de suivi
- Mettre à jour le tableau du personnel avec toutes les informations sur le salarié
- Tenir à jour le tableau des remplacements CDD et Intérim et les différents tableaux de bord
- Vérifier les informations contenues dans les plannings en collaboration avec le cadre de santé, avant les travaux de paies hebdomadaires et mensuels
- Préparer les éléments de paie chaque semaine pour les nouvelles embauches, les CDD, et les transmettre au siège à partir des contrats établis et des plannings réels
- Préparer et transmettre les éléments de variables de paie pour les personnels permanents une fois par mois
- Vérification avec la Direction des bulletins de salaires
- Editer les feuilles de paie, transmission et classement
- Etablir les certificats administratifs de fin de contrats et transmission
- Suivre les avis à tiers détenteur ou tiers saisis et faire les chèques + courriers pour envoi
- Tenir à jour le tableau pour la prime décentralisée, le tableau de suivi des titres de transports pour prise en charge sur paie, les tableaux de gestion des temps de chaque salarié et transmission aux salariés avec le bulletin de salaire

2. Gestion du temps:
- Mettre à disposition les feuilles de présence et de suivi des heures travaillées ; les récupérer et les soumettre à la Direction pour validation avant traitement
- Etablir les comptes d'heures hebdomadaires et mensuels
- Assurer, avec les responsables de service, la mise à disposition des plannings annuels pour l'anticipation des congés
- Etablir, sur les comptes d'heures, le suivi des décomptes des congés
- Assurer la bonne gestion et le classement des demandes de congés
- Assurer le suivi des tableaux de consommation des heures de délégation des IRP
- Suivre les congés : annuels, repos compensateurs de nuit, etc.

3. Absentéisme:
- Tenir le registre des accidents du travail
- Tenir à jour le classement des arrêts de travail et les informations nécessaires aux remboursements CPAM / Assureur
- Renseigner le tableau absentéisme
- Gérer les dossiers prévoyance
- Suivre les tableaux IJSS et prévoyance
- Faire les déclarations AT, AM, Maternité ...
- Participer à la gestion des remplacements (appels des candidats potentiels, appel des agences de travail, entretien, contrat)

4. Gestion des formations:
- Réaliser le plan de formation de l'établissement en recueillant les indications de la direction, assurer son déroulement, en relation avec le Siège.
- Programmer les formations validées, réaliser et distribuer les convocations, compléter le tableau de suivi des formations réalisées, etc.

5. Outils de gestion
Assurer le suivi des tableaux de bord (effectifs, IJSS, absentéisme, relevés d'heures..) et les outils de gestion de l'établissement.