Assistant service clients export et hôpital h/f

Le Laboratoire Arrow, filiale française du Groupe Aurobindo Pharma, est un acteur incontournable du marché des médicaments génériques en France.

Plus de 220 collaborateurs oeuvrent au quotidien pour faciliter l'accès à des médicaments et des services de santé de qualité pour l'ensemble des patients et professionnels de santé en ville comme à l'hôpital.

Le Laboratoire conçoit, fabrique et commercialise plus de 1 000 médicaments auprès des hôpitaux et pharmacies de France. La gamme se compose des médicaments génériques, des médicaments de marque, des médicaments biosimilaires, des médicaments conseil et des dispositifs médicaux. Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant service clients Export et Hôpital DROM-COM H/F pour le Service Export en CDI.

Rattaché(e) au Responsable ADV export, vous serez en charge de satisfaire au mieux les clients dans le respect des règles internes, de la prise de commande à la livraison chez nos clients hospitaliers au sein des DROM-COM (départements ou régions français d'Outre-Mer et collectivités d'Outre-Mer) et chez nos clients situés à l'international (Afrique francophone, Liban et Cambodge).

Pour cela, vos missions seront les suivantes :

- Traitement des commandes de médicaments dans le respect des procédures mises en place et des conditions commerciales validées :
- Réception des commandes de nos clients hospitaliers DROM COM ou Export reçues par informatique (logiciel interne) ou mail,
- Saisie et vérification des commandes puis intégration de ces dernières dans le système informatique interne en respect avec les incoterms définis au contrat,
- Vérification de la conformité de la commande par rapport aux prévisions ou aux consultations en fonction du stock
- Vérification de la péremption du lot par rapport aux exigences clients et notre gestion des stocks
- Constituer les dossiers export en émettant les documents administratifs, réglementaires et douaniers particuliers à chaque pays et/ou aux produits dans les délais standards (factures, liste de colisage, EUR1, Certificats d'Analyse, AEP)
- Facturation et suivi des livraisons (échanges avec les transitaires) : suivi des paiements et des encours clients, compilation et suivi des attestations d'exonération de TVA et EX
- Gestion des reliquats

- Transport :
- Anticipation et challenge des délais de préparation et d'expédition des commandes pour respecter les engagements de livraison dans le respect des incoterms et des consignes qualité produits
- Suivi des règlementations transport des pays
- Optimisation des flux logistiques selon le mode de transport et les disponibilités des produits (regroupement de commandes et remplissage à la taille du container notamment)

- Traitement des réclamations : commerciales, logistiques et produits avec le service Assurance Qualité, gestion des produits périmés et participation au bilan annuel sur le segment des commandes et des réclamations

- Gestion des emails ou appels entrants et sortants des clients : communication d'informations relatives à la livraison de la commande et aux produits (disponibilité, péremption, conditions commerciales, etc.)

- Mise à jour informatique des informations relatives aux clients Export et Hôpital DROM-COM