Chargé.e d'exploitation et administratif - h/f

Description :

VOUS FEREZ PARTIE DES SALARIÉS PERMANENTS DE LA STRUCTURE APRES, EN SOUTIEN DU CHEF D’ÉQUIPE QUI ACCOMPAGNE 22 OPÉRATEURS ET SOUS LA RESPONSABILITÉ DE LA DIRECTRICE, VOS PRINCIPALES MISSIONS SERONT :

1)SUIVI D’EXPLOITATION

* Contribuer à la gestion des fournitures de la structure ;
* Produire les moyens nécessaires à la réalisation de l’activité (étiquettes livres, étiquette transports, palettes, etc.) ;
* Assurer la gestion logistique de la production (lien transporteur et clients)
* Assurer un suivi régulier et un échange fréquent avec les clients sur le suivi des opérations en cours pour s’assurer de la prise en compte précise de leurs besoins
* Assurer un contrôle qualité des prestations en lien avec le contremaître (audits quotidiens : 15% de la production) ;
* Assurer le reporting des incidents de non-qualité
* Proposer des actions pour améliorer la qualité
* Tenir à jour quotidiennement les fichiers de suivi et les fichiers partagés avec les clients (interfaces clients, dashboard, reporting, etc.)
* Accompagner le contremaître et les opérateurs dans la mise en place de nouvelles activités de production
* Participer aux évaluations professionnelles des personnes accompagnées
* Contribuer au contrôle du tableau des heures remplies par le contremaître pour les heures de production : contrôle de la saisie et de la cohérence des données ;
* Recueillir les éléments de facturation et contribuer à la préparation des fichiers de facturations clients.

2) GESTION DE LA SÉCURITÉ

* Respecter et faire respecter les règles de sécurité, veiller à la sécurité des équipements (diffusion support, test sécurité)
* Signaler tout manquement ou risque identifié à son supérieur hiérarchique (identification d’un nouveau risque, matériel défectueux, etc.) et proposer des améliorations
* Participer à l’animation des accueils sécurité en lien avec le contremaître (
* Assurer la gestion administrative, le suivi et l’archivage des documents légaux relatifs aux activités de l’établissement
* Aider dans la production de supports d’animation et diffuser les informations aux opérateurs, à l’équipe et aux partenaires

3)ACCUEIL ET SECRÉTARIAT

* Assurer l’accueil téléphonique et physique sur le site et l’orientation des personnes dans les bâtiments ;
* Prendre en charge la logistique des visites des partenaires et des intervenants : effectuer les demandes d’autorisation pour permettre l’entrée, faciliter l’accès physique en communiquant les informations pratiques, etc. ;
* Assurer, à la marge, le secrétariat administratif : gestion du courrier, rédaction de correspondances, mise à jour et classement des dossiers, etc. ;
* Participer à l’organisation et l’animation tournantes des réunions d’équipe (ODJ, CR)

4)SUIVI ADMINISTRATIF DES OPÉRATEURS

* Constituer le dossier administratif et informatique pour chaque entrant dans la structure et transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats…) ;
* Pour les opérateurs, collecter, vérifier et saisir les heures travaillées, les heures d’accompagnement et les heures de formation effectuées ;
* Réaliser la facturation pour les heures travaillées des opérateurs ;
* Vous participerez sur le plan social, à l’évaluation des salariés en parcours

PROCESSUS DE RECRUTEMENT

* Un entretien RH
* Un entretien avec la directrice
* Un entretien avec l’équipe



Profil recherché :


Ø Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook notamment) et aisance avec l’utilisation de logiciels ;

Ø Capacité d’organisation et force de proposition ;

Ø Bon relationnel, capacité à interagir avec des personnes variées ;

Ø Bonne capacité de communication à l’écrit et à l’oral ; bien à l'aise avec l'administratif

Ø Adaptabilité et flexibilité ;

Ø Capacité à prendre du recul ;

Ø Forte adhésion au projet social du Groupe ARES

Ø Connaissances des techniques de suivi et de gestion de facturation.

PERMIS EST FORTEMENT RECOMMANDÉ SUR CE POSTE.

HORAIRES : DU LUNDI AU VENDREDI DE 7H45 À 16H45. POSTE BASÉ AU CENTRE PÉNITENTIAIRE DE MEAUX.

RÉMUNÉRATION :CDD de 6 mois, Agent de maîtrise, 2306€ brut/ mois pour 39 heures hebdomadaires avec 6,5 RTT + Tickets restaurant de 10,50€ (dont 60% à la charge de l’employeur) par jour travaillé + mutuelle familiale + prime collective selon les résultats du groupe. Tarifs préférentiels sur l’achat de matériels reconditionnés (équipement informatique chez Ateliers Sans Frontières, équipement petits électroménagers chez RepareSeb).