Missions : Directement rattaché(e) à la Directrice Adjointe Normandie, l'assistant(e) de gestion/RH a la charge de l'organisation administrative de sa direction et est en charge des opérations budgétaires de dépenses et de recettes des unités qui lui sont confiées. Il /elle participe au suivi budgétaire en collaboration avec le Responsable Financier Territorial et a une fonction de régisseur en lien avec l'agence comptable. Il/Elle apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. A ce titre, ses activités sont les suivantes : Gestion : - Participer à l'élaboration de tableaux de bord et documents divers de suivi budgétaire. - Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des procédures financières. - Participer à la politique d'achat de l'établissement, à l'analyse des offres, au choix et à l'évaluation des fournisseurs. - Assurer un suivi des conventions, contrats, marchés publics… - Suivre des enveloppes budgétaires et faire des retours aux directions d'unité. - Participer aux opérations de fin d'année. - Engager les dépenses et/ou émettre les bons de commandes dans la limite des crédits budgétaires et définir l'imputation comptable. - Réceptionner les factures dématérialisées, contrôler et vérifier le service fait. - Liquider les factures, mandater et joindre les pièces justificatives conformes. - Gérer les relations avec les fournisseurs, les relances et les litiges éventuels. - Emettre les factures des prestations de services fournies par l'ESRP (AGP, Repas sur les antennes etc…) - Emettre les titres de recettes : imputer et joindre les pièces justificatives conformes. - Suivre les retours de l'agence comptable, gérer les différés, rejets et ré-imputations. - Assurer le suivi des régies de dépenses et recettes dans le respect des consignes règlementaires et des arrêtés de régies. RH : - Organiser l'agenda, prendre les rendez-vous en fonction des priorités. - Rappeler des informations importantes et transmettre les messages. - Organiser les déplacements, les réservations et la logistique diverse. - Recevoir, collecter et traiter l'information pour en assurer la transmission. - Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent. - Assurer la coordination en toute autonomie de projets et/ou dossiers. - Renseigner et mettre à jour les divers tableaux de suivi des activités de sa direction. - Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs. - Contribuer à la fluidité et au partage de l'information, en assurant la diffusion des informations institutionnelles et administratives parfois confidentielles auprès du personnel de la direction. - Rédiger les ordres du jour en concertation avec la directrice. - Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (rapports d'activités, présentations diverses…). - Effectuer le suivi des plannings, des différents types de congés et autorisations d'absences, via le logiciel OCTIME. - Participer, en lien avec la DRH, à la gestion administrative du personnel (demande et suivi de contrats, gestion des absences, déclaration accident de travail, visite médicale, variables de paies…). - Participer, en lien avec la DRH à la rédaction et à la diffusion des offres d'emplois de son unité et assurer les réponses aux candidats. - Participer en lien avec la DRH, à l'organisation et à la gestion administrative des formations. - Participer à l'organisation des déplacements du personnel et organiser l'accueil des nouveaux collaborateurs.
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