Secrétaire

MISSION PRINCIPALE


La Secrétaire assiste la Direction sous la responsabilité de l’Assistante de Direction afin de contribuer à la bonne organisation administrative de l’entreprise. Elle facilite la transmission des informations, assure un soutien logistique et participe à la gestion des tâches administratives courantes.


Activités du poste

Sous la responsabilité de l’Assistante de Direction, la Secrétaire assure un appui administratif quotidien à la Direction. Elle participe à la gestion de l’agenda, à la communication interne et externe, ainsi qu’à la coordination logistique des activités de l’entreprise.


TACHES

* Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques
* Gérer l’agenda de la Direction et organiser les rendez-vous
* Préparer et mettre en forme les courriers, notes et documents administratifs
* Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire
* Organiser les déplacements professionnels et les réunions
* Participer à la rédaction de comptes rendus
* Suivre les commandes de fournitures et le lien avec les prestataires
* Assurer la circulation des informations entre la Direction et les services
* Appuyer ponctuellement l’Assistante de Direction dans certaines tâches spécifiques
* Gérer la flotte de véhicules de société : suivi des contrats, entretiens, assurances
* Prendre en charge l’organisation des repas de la Direction (commandes)
* Suivi de la validité des documents officiels des Dirigeants (CNI, Passeports, Diplômes) et constitutions du dossier de renouvellement
* Mettre à jour et gérer les badges d’accès et le livret d’accueil
* Effectuer les états des lieux des appartements et gérer les vestiaires.


Compétences requises

· Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

· Bonne expression écrite et orale en français. L’anglais est un plus.

. Connaissance des techniques de secrétariat et d’organisation administrative.

· Rigueur, fiabilité, sens de la confidentialité.

· Organisation, gestion des priorités et autonomie.

· Capacité d’adaptation, discrétion et diplomatie.

· Bon relationnel, esprit d’équipe, sens du service


Spécificités et conditions d’exercice du poste

· Expérience exigée de minimum 2 ans sur un poste similaire.

· Une expérience en environnement PME ou dans un secteur technique est appréciée.

· Contrat : CDI

· Durée hebdomadaire : 35 heures

· Horaires : Du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00

· Lieu : JJGK AERO, Istres

· Disponibilité ponctuelle en cas de pics d’activité.

· Le début de la journée de travail s’entend au poste de travail.