Notre école Pigier Dijon, la Business School de l'alternance, collabore avec un centre esthétique, reconnu pour son expertise médicale en soins esthétiques innovants (laser, LED, injections, peelings…). Dans le cadre d’un BAC+2 Assistanat de direction en alternance, nous proposons une opportunité unique au sein de ce centre dynamique et exigeant, basé à Dijon, avec un démarrage prévu en juillet 2025.
Description du poste
En tant qu’ assistant(e) de coordination, vous jouerez un rôle central dans l'organisation du parcours patient, la gestion des rendez-vous et l’appui logistique des praticiens. Vous serez formé(e) aux protocoles spécifiques aux actes esthétiques, aux outils numériques (Doctolib, TPE, Drive, logiciels internes) ainsi qu’à l’ensemble des tâches quotidiennes garantissant un fonctionnement fluide et de qualité du centre.
Missions principales
Encadré(e) par une skin manager et en lien direct avec les médecins esthétiques, vos missions incluront notamment :
Gestion des rendez-vous et accueil
Gérer le listing médical par médecin (fixe et volant)
Positionner et déplacer les rendez-vous sur Doctolib
Statuer et confirmer les rendez-vous (notamment nouveaux patients ou RDV de + de 45 min par téléphone entre 12h et 14h)
Ouvrir et fermer les vacations en fonction des spécialités des médecins
Mettre à jour les absences (avec validation)
Prioriser les consultations épilation laser sur l’infirmière
Suivre et mettre à jour les règlements : vérifier l’intitulé de l’acte + bon usage du TPE CB
Gérer les éditions de caisse, impayés et vérification des règlements (CB/chèques/espèces)
Soutien administratif et digital
Modifier les identités patients si erreur sur Doctolib
Scanner et classer les documents dans le Drive ou Tamm (régie)
Expliquer le fonctionnement du Drive aux nouvelles recrues
Suivre les facturations mensuelles (médecins, consommables esthétiques, historiques)
Utiliser les outils Alma, Iloderma et tablette tactile pour ventes de cosmétiques
Support aux actes médicaux et organisation des salles
Préparer, ranger et désinfecter les salles selon l’acte prévu : laser, LED, injections, peelings…
Expliquer l’usage et le fonctionnement des équipements : laser, cryo, LED, lentilles, plateau médical
Mettre en place les consommables : rouleaux, cotons, crèmes post-actes, alcool, matériel stérile
Vérifier les niveaux d’eau, le bon fonctionnement et l’entretien des équipements
Suivre les stocks de consommables et remplir le tableau de facturation
Réaliser des photos protocolaires (avant/après) en respectant les consignes esthétiques
Parcours patient et relation client
Accompagner les patient(e)s dès leur arrivée : accueil, enregistrement, gestion de la tablette
Suivre la trame patient (du 1er RDV à la sortie complète du soin)
Participer à l’animation de l’expérience client : relance d’avis Google, assistance en studio d’expertise
Participer à l’ouverture et fermeture du centre (alarme, organisation, sécurité)
Profil recherché
Vous préparez un BAC+2 Assistant de direction option RH en alternance à Pigier Dijon.
Compétences et qualités attendues : Sens du service et de l’accueil
Rigueur, organisation et gestion des priorités
Maîtrise des outils digitaux (TPE, tablettes, logiciels, Doctolib)
Capacité d’adaptation à un environnement médical exigeant
Goût du contact humain, confidentialité et posture professionnelle
Modalités de l’alternance
~ Entreprise : Centre médical esthétique – Dijon
~ Poste : Assistant(e) de coordination / front office
~ Formation : BAC+2 Assistant(e) de direction – Pigier Dijon
~ Démarrage : Juillet 2025 Durée : 2 ans
~ Rythme :
~2 jours par semaine en formation à Pigier Dijon
~3 jours par semaine en entreprise
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