Assistant achat h/f

EPSA est un groupe européen, spécialiste de la performance. Nous optimisons les résultats financiers, opérationnels et durables de nos clients.

Reconnus pour notre savoir-faire technique et la diversité de nos expertises métiers. Notre plateforme de solutions s'articule autour de la performance achats, du financement de l'innovation et de la transition énergétique et environnementale

Présents dans une quarantaine de pays, avec 3 500 collaborateurs engagés et un chiffre d'affaires net de 500 M€, nous sommes le partenaire de référence pour toute organisation souhaitant améliorer sa productivité et sa rentabilité.

Portés par un esprit entrepreneurial et une volonté d'impact positif, nous nous appuyons sur la diversité de nos expertises pour renforcer la performance.
- Soutien à la performance financière des entreprises par l'optimisation de l'ensemble des charges sociales et fiscales, par l'accompagnement du financement de l'innovation, la recherche de subventions ou encore la gestion des risques financiers.
- Accompagnement opérationnel de l'ensemble des fonctions clés ou des projets de transformation de l'entreprise : Achats, Digital & IT, Opérations & Supply Chain, Transformation.
- Renforcement des recherches d'économies (coûts, optimisation process) par la mise à disposition de nos meilleurs experts ou des solutions d'externalisation pertinentes.

Enfin, nous savons répondre aux enjeux de performance environnementale en allant des dimensions réglementaires ESG, plans de performance énergétiques ou de mobilités durables, à la définition et mise en oeuvre de véritables stratégies RSE, climat ou décarbonation. Pour cette mission chez un de nos clients du secteur de l'industrie aéronautique et spatiale, vous interviendriez sur des missions de traitement de commandes d'achats et d'administration du référentiel fournisseur.

Vos principales responsabilités sur la mission de traitement de commandes d'achats seront les suivantes :

Préparation de la commande
- Réceptionner et analyser les demandes d'approvisionnement.
- Accompagner le prescripteur en amont de la commande.
- Fournir des renseignements : fournisseurs aptes à répondre au besoin exprimé, coordonnées de fournisseurs, etc.
- Délivrer un premier niveau de conseil : démarche à suivre dans les cas « à cheval sur 2 procédures », appui à la rédaction de la commande pour en faciliter la gestion ultérieurement (exemple : cas de commandes à cheval sur plusieurs exercices).
- Possibilité de contacter des fournisseurs et à les mettre en concurrence dans la limite de sa délégation achat selon les consignes achats transmises par les acheteurs, afin de proposer une solution d'approvisionnement au prescripteur.

Traitement de la commande
- Vérifier les informations de la demande d'approvisionnement :

- La pertinence de la catégorie d'achat avec le besoin, le budget, le fournisseur, le contrat, le volume attendu, le prix, la date et lieu de livraison
- Assurer la validation de la commande suivant les délégations achat en vigueur.
- Passer les avenants aux commandes.
- Création ou modification du fournisseur dans la base, si besoin.
- Envoi de la commande au fournisseur et suivi jusqu'à la clôture.
- Contribuer à la résolution des litiges/gère les litiges éventuels avec les fournisseurs.

Suivi et reporting
- Assurer le suivi des commandes.
- Gérer les irrégularités courantes.
- Procéder à l'archivage des commandes en lien avec la documentation justifiant l'achat (appels d'offres, dérogations)
- Renseigner les outils de reporting et fournir des éléments explicatifs préparatoires au responsable de département (exemple : suivi du volume de commandes facturées / engagées).
- Contribuer à l'évaluation et au suivi de la performance opérationnelle des fournisseurs (notamment les livraisons dans les délais et niveaux de qualité/services attendus).
- Alerter le responsable du département en cas de non-respect des principes achats/approvisionnements. Identifier et proposer des actions correctives et moyens d'optimisation.

Vos principales responsabilités sur la mission de d'administration du référentiel fournisseurs seront les suivantes :

Gérer le référentiel Fournisseur de l'ERP SAP et/ou Ivalua.
- Réceptionner une demande de création/modification/suppression de fournisseur émise soit par les prescripteurs en direct soit par la cellule approvisionnement au travers d'un formulaire SAP spécifique ou par les entités comptables.
- Enrichir cette demande en complétant certaines informations.
- Effectuer certains contrôles unitaires et validant le respect des règles de délais de paiement en vigueur par exemple.
- Soumettre la demande aux acheteurs pour validation lorsqu'il s'agit de la création d'un fournisseur lié à une catégorie tertiaire (achats généraux et informatique).
- Intégrer la demande dans l'ERP.
- Archiver la demande.
- Effectuer des contrôles mensuels sur l'activité.