Gestionnaire du personnel médical - h/f

1. DÉNOMINATION DU POSTE


Grade : Adjoint administratif

Fonction : Gestionnaire RH

Affectation : DRH/DAM




2. MISSIONS PRINCIPALES


Sous la responsabilité de l’Attachée d’Administration Hospitalière (AAH) en charge du personnel médical, vous assurez la gestion administrative et statutaire du personnel médical, dans le respect de la réglementation en vigueur et du projet d’établissement.


À ce titre, vous :

· Contribuez au traitement des dossiers stratégiques transversaux en lien avec l’AAH ;

· Participez à la continuité de service, en assurant un fonctionnement en binôme avec l’AAH ;

· Assurez le reporting régulier de vos activités et du suivi des dossiers auprès de l’AAH.




4. ACTIVITÉS DU POSTE


* Effectifs


- Réaliser les recrutements et les changements de statut des personnels médicaux (juniors et seniors) dans CPAGE-i.

- Rédiger les contrats, avenants, conventions et décisions, et assurer le circuit de signature via le module Pilotage de CPAGE, en lien avec l’AAH.

- Rédiger le cahier des mouvements à destination de la CME.

- Travailler en lien avec le référent paie (PNM) pour la vérification des dossiers de recrutement, le traitement des départs et la sortie des effectifs dans CPAGE-i.

- Contrôler mensuellement les entrées et sorties et mettre à jour les tableaux de suivi et de pilotage, en lien avec l’AAH et l’ACH en charge du suivi budgétaire et du contrôle de gestion.

- Informer les praticiens des modalités d’inscription au concours de PH (calendrier, dossier, pièces à fournir) et traiter les demandes d’attestations.

- Gérer les tours de recrutement des PH : information sur la publication des postes, accompagnement à la constitution des dossiers, réception des candidatures, délivrance des récépissés, envoi et suivi des avis quadripartites.

- Assurer la mise à jour du fichier des agréments de stage et accompagner les maîtres de stage dans la constitution des dossiers, en lien avec l’AAH.

- Apporter un appui opérationnel à l’AAH pour la préparation de la rentrée des internes et contribuer à l’accueil des juniors (livret d’accueil, journée d’intégration…).

- Publier et suivre les offres d’emploi sur les différents jobboards.

- Gestion du référentiel des responsables UF et Chef de Service et Chef de Pôle



* Paie / Rémunération


- Traiter, saisir dans CPAGE-i et contrôler mensuellement les éléments variables de paie (EVP).

- Saisir les variables liées à l’indemnisation de la permanence des soins.

- Traiter quotidiennement les primes et indemnités liées à l’exercice médical partagé (PET, IESPE…) et en assurer le reporting.

- Contrôler mensuellement les anomalies de paie (négatifs) en lien avec l’ACH paie PNM.

- Traiter les régularisations et acomptes sur salaire selon les situations individuelles, en lien avec l’ACH paie PNM.

- Actualiser et mettre en œuvre les procédures et consignes relatives à la paie du personnel médical, en lien avec l’ACH paie PNM et l’AAH PM.

- Organiser la transmission des documents de paie (bulletins de salaire, états de paie…) aux interlocuteurs concernés.

- Contrôler la cohérence des données RH impactant le traitement de la paie.



* Gestion du temps de travail / Gestion de la carrière


- Traiter les avancements d’échelon (saisie SIRH, gestion des signatures).

- Déclarer les arrêts maladie (Net-Entreprises) et assurer le reporting associé.

- Traiter les demandes de congés exceptionnels des personnels médicaux.

- Gérer les situations individuelles liées aux droits à congés dans le cadre des départs (retraite, fin de contrat) et des mobilités.

- Assurer la gestion quadrimestrielle du temps de travail additionnel (TTA) : contrôle des plannings, analyse des absences, temps partiels, taux réduits, etc.

- Élaborer la base de données TTA via CHRONOS et requêtes Business Objects.

- Préparer, éditer, envoyer et suivre les contrats des praticiens.

- Transmettre les tableaux récapitulatifs TTA aux chefs de service et de pôle, en lien avec l’AAH PM.

- Contrôler et intégrer les EVP du TTA depuis CHRONOS vers CPAGE-i, en lien avec les référents temps de travail et paie.

- Gérer la campagne annuelle du CET (alimentation, indemnisation, épargne).

- Participer à la provision annuelle des jours CET.

- Assurer le suivi des transferts de CET lors des mobilités (création, solde).



* Assurer la gestion du temps de travail et de l’applicatif dédié


- Proposer et déployer des outils et procédures de suivi du temps de travail médical.

- Mettre à jour les documents institutionnels et supports d’information.

- Réaliser les reportings et enquêtes liés au temps de travail.

- Accompagner la montée en compétence des utilisateurs de CHRONOS.

- Développer les requêtes BO/BOxi et outils d’analyse.


Support technique CHRONOS

- Participer à la rédaction des demandes d’évolution (spécifications techniques) et en assurer le suivi (planning, livraisons, tests).

- Préparer et exécuter les procédures de tests (cahiers de recette, GO/NO GO)

- Identifier et résoudre les situations bloquantes en lien avec le support éditeur (tickets TLS).

- Paramétrer CHRONOS : codes horaires, profils, populations, cycles et rotations des personnels médicaux

- Mettre en œuvre l’accompagnement des utilisateurs.

- Participer au COPROJ CHRONOS.



* Réaliser et suivre la facturation


- Edition et traitement des historiques de paie

- Calcul des montants à facturer par établissement,

- Préparation des dossiers de facturation pour la DAF,

- Enregistrement et suivi des facturations,

- Relai de l’ACH sur la réalisation de la facturation senior

- Extraire de CHORUS les factures à payer.



* Contribuer à la gestion documentaire

- Rédiger des procédures, formulaires et fiches techniques en lien avec l’AAH


* Missions transversales (Personnel non médical)


En fonction de l’actualité de la DRH et des projets institutionnels, le gestionnaire pourra également se voir confier des missions ponctuelles relevant du périmètre Ressources Humaines – personnel non médical, notamment :


- Participation à des travaux transversaux visant à harmoniser, sécuriser ou optimiser les pratiques RH.

- Contribution à la rédaction, la mise à jour ou la diffusion de procédures, guides, formulaires et supports d’information RH.

- Participation à des groupes de travail institutionnels.

- Soutien opérationnel lors de phases de déploiement de nouveaux outils/projets RH.