Description entreprise :
Établissement public de santé mentale de référence du département de la côte d'Or, Le Centre Hospitalier La Chartreuse assure la couverture de 5 secteurs de psychiatrie de l'adulte (308 500 habitants) et d'un inter secteur de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent.Établissement polyvalent de 384 lits et 222 places, il propose 1 offre de soins diversifiée à la fois psychiatrique, médicale et médico – sociale.L'activité médicale est structurée en 5 pôles permettant des prises en charge spécifiques : addictologie, crise et urgences, prévention du suicide, psychiatrie de la personne âgée, précarité, maison d'arrêt, réhabilitation psychosociale.Il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire Côte d'Or et Haute-Marne (GHT 21-52).
Description du poste :
1. DÉNOMINATION DU POSTE
Grade : Adjoint administratif
Fonction : Gestionnaire RH
Affectation : DRH/DAM
2. MISSIONS PRINCIPALES
Sous la responsabilité de l'Attachée d'Administration Hospitalière (AAH) en charge du personnel médical, vous assurez la gestion administrative et statutaire du personnel médical, dans le respect de la réglementation en vigueur et du projet d'établissement.
À ce titre, vous :
· Contribuez au traitement des dossiers stratégiques transversaux en lien avec l'AAH ;
· Participez à la continuité de service, en assurant un fonctionnement en binôme avec l'AAH ;
· Assurez le reporting régulier de vos activités et du suivi des dossiers auprès de l'AAH.
4. ACTIVITÉS DU POSTE
Effectifs
- Réaliser les recrutements et les changements de statut des personnels médicaux (juniors et seniors) dans CPAGE-i.
- Rédiger les contrats, avenants, conventions et décisions, et assurer le circuit de signature via le module Pilotage de CPAGE, en lien avec l'AAH.
- Rédiger le cahier des mouvements à destination de la CME.
- Travailler en lien avec le référent paie (PNM) pour la vérification des dossiers de recrutement, le traitement des départs et la sortie des effectifs dans CPAGE-i.
- Contrôler mensuellement les entrées et sorties et mettre à jour les tableaux de suivi et de pilotage, en lien avec l'AAH et l'ACH en charge du suivi budgétaire et du contrôle de gestion.
- Informer les praticiens des modalités d'inscription au concours de PH (calendrier, dossier, pièces à fournir) et traiter les demandes d'attestations.
- Gérer les tours de recrutement des PH : information sur la publication des postes, accompagnement à la constitution des dossiers, réception des candidatures, délivrance des récépissés, envoi et suivi des avis quadripartites.
- Assurer la mise à jour du fichier des agréments de stage et accompagner les maîtres de stage dans la constitution des dossiers, en lien avec l'AAH.
- Apporter un appui opérationnel à l'AAH pour la préparation de la rentrée des internes et contribuer à l'accueil des juniors (livret d'accueil, journée d'intégration…).
- Publier et suivre les offres d'emploi sur les différents jobboards.
- Gestion du référentiel des responsables UF et Chef de Service et Chef de Pôle
Paie / Rémunération
- Traiter, saisir dans CPAGE-i et contrôler mensuellement les éléments variables de paie (EVP).
- Saisir les variables liées à l'indemnisation de la permanence des soins.
- Traiter quotidiennement les primes et indemnités liées à l'exercice médical partagé (PET, IESPE…) et en assurer le reporting.
- Contrôler mensuellement les anomalies de paie (négatifs) en lien avec l'ACH paie PNM.
- Traiter les régularisations et acomptes sur salaire selon les situations individuelles, en lien avec l'ACH paie PNM.
- Actualiser et mettre en œuvre les procédures et consignes relatives à la paie du personnel médical, en lien avec l'ACH paie PNM et l'AAH PM.
- Organiser la transmission des documents de paie (bulletins de salaire, états de paie…) aux interlocuteurs concernés.
- Contrôler la cohérence des données RH impactant le traitement de la paie.
Gestion du temps de travail / Gestion de la carrière
- Traiter les avancements d'échelon (saisie SIRH, gestion des signatures).
- Déclarer les arrêts maladie (Net-Entreprises) et assurer le reporting associé.
- Traiter les demandes de congés exceptionnels des personnels médicaux.
- Gérer les situations individuelles liées aux droits à congés dans le cadre des départs (retraite, fin de contrat) et des mobilités.
- Assurer la gestion quadrimestrielle du temps de travail additionnel (TTA) : contrôle des plannings, analyse des absences, temps partiels, taux réduits, etc.
- Élaborer la base de données TTA via CHRONOS et requêtes Business Objects.
- Préparer, éditer, envoyer et suivre les contrats des praticiens.
- Transmettre les tableaux récapitulatifs TTA aux chefs de service et de pôle, en lien avec l'AAH PM.
- Contrôler et intégrer les EVP du TTA depuis CHRONOS vers CPAGE-i, en lien avec les référents temps de travail et paie.
- Gérer la campagne annuelle du CET (alimentation, indemnisation, épargne).
- Participer à la provision annuelle des jours CET.
- Assurer le suivi des transferts de CET lors des mobilités (création, solde).
Assurer la gestion du temps de travail et de l'applicatif dédié
- Proposer et déployer des outils et procédures de suivi du temps de travail médical.
- Mettre à jour les documents institutionnels et supports d'information.
- Réaliser les reportings et enquêtes liés au temps de travail.
- Accompagner la montée en compétence des utilisateurs de CHRONOS.
- Développer les requêtes BO/BOxi et outils d'analyse.
Support technique CHRONOS
- Participer à la rédaction des demandes d'évolution (spécifications techniques) et en assurer le suivi (planning, livraisons, tests).
- Préparer et exécuter les procédures de tests (cahiers de recette, GO/NO GO)
- Identifier et résoudre les situations bloquantes en lien avec le support éditeur (tickets TLS).
- Paramétrer CHRONOS : codes horaires, profils, populations, cycles et rotations des personnels médicaux
- Mettre en œuvre l'accompagnement des utilisateurs.
- Participer au COPROJ CHRONOS.
Réaliser et suivre la facturation
- Edition et traitement des historiques de paie
- Calcul des montants à facturer par établissement,
- Préparation des dossiers de facturation pour la DAF,
- Enregistrement et suivi des facturations,
- Relai de l'ACH sur la réalisation de la facturation senior
- Extraire de CHORUS les factures à payer.
Contribuer à la gestion documentaire
- Rédiger des procédures, formulaires et fiches techniques en lien avec l'AAH
Missions transversales (Personnel non médical)
En fonction de l'actualité de la DRH et des projets institutionnels, le gestionnaire pourra également se voir confier des missions ponctuelles relevant du périmètre Ressources Humaines – personnel non médical, notamment :
- Participation à des travaux transversaux visant à harmoniser, sécuriser ou optimiser les pratiques RH.
- Contribution à la rédaction, la mise à jour ou la diffusion de procédures, guides, formulaires et supports d'information RH.
- Participation à des groupes de travail institutionnels.
- Soutien opérationnel lors de phases de déploiement de nouveaux outils/projets RH.
Profil recherché :
6. EXIGENCES DU POSTE
6.1 Particularités du poste
Poste à temps plein.
Congés à articuler avec les périodes d'activité et à poser de manière alternée afin d'assurer une continuité de service
6.2 Diplôme requis
Bac + 2 en ressources humaines et/ou paie.
6.3 Expérience
Expérience souhaitée en établissement public et en gestion du personnel médical
6.4 Formations spécifiques :
- Droit public / règles de la FPH
- Gestion des ressources humaines / Gestion administrative
- Connaissances du logiciel CPAGE
- Connaissances du logiciel CHRONOS
- Outils informatiques (Microsoft 365…)
6.5 Relations de travail les plus fréquentes
- En interne : DAF, DG, DSI, DRH, chefs de pôle, chefs de services, praticiens, internes, étudiants…
- En externe : ARS, CNG, DGOS, service du personnel de la Faculté de médecine, DREETS, Ministère, IRCANTEC, CPAM, CARSAT, Trésorerie, Ordre des médecins, GIP CPAGE, Préfecture…
7. COMPÉTENCES REQUISES
7.1 Savoir-faire
- Maîtriser la gestion administrative et statutaire du personnel médical hospitalier (juniors et seniors).
- Appliquer la réglementation de la Fonction Publique Hospitalière et les statuts médicaux.
- Gérer l'ensemble du processus de recrutement médical (publication, dossiers, avis réglementaires, contrats).
- Rédiger des actes administratifs : contrats, avenants, décisions, conventions, attestations.
- Assurer le suivi des effectifs et la fiabilisation des données RH.
- Traiter les éléments variables de paie et contrôler la cohérence des données de rémunération.
- Gérer les situations individuelles complexes (mobilité, congés statutaires, arrêts maladie, fin de fonctions).
- Assurer le suivi du temps de travail médical et du temps de travail additionnel (TTA).
- Paramétrer et exploiter un logiciel de gestion du temps de travail (CHRONOS).
- Utiliser un SIRH et des outils de paie (CPAGE-i).
- Produire des tableaux de bord, reportings et extractions de données (Business Objects / BOxi).
- Mettre en œuvre des procédures et garantir leur traçabilité.
- Conduire des contrôles et sécuriser les processus RH et paie.
- Assurer un rôle d'assistance fonctionnelle et de support utilisateur sur les outils RH.
- Gérer la facturation liée à l'activité du personnel médical et assurer le suivi administratif associé.
- Travailler en transversalité avec les directions, services supports et partenaires institutionnels.
7.2 Savoir être
- Rigueur et fiabilité dans le traitement de données sensibles.
- Sens de la confidentialité et respect du secret professionnel.
- Organisation et capacité à gérer des priorités multiples.
- Autonomie tout en sachant rendre compte.
- Esprit d'analyse et capacité à sécuriser les situations complexes.
- Réactivité face aux contraintes réglementaires et calendaires.
- Qualités relationnelles et sens du service public.
- Capacité à travailler en binôme et en équipe pluridisciplinaire.
- Pédagogie dans l'accompagnement des praticiens et utilisateurs d'outils.
- Diplomatie et posture professionnelle face à des interlocuteurs de haut niveau (médecins, directions, institutions).
- Discrétion professionnelle.
- Adaptabilité aux évolutions réglementaires et organisationnelles.
7.3 Savoirs
- Statuts et réglementations applicables au personnel médical hospitalier.
- Fonctionnement des établissements publics de santé.
- Règles de gestion du temps de travail médical.
- Principes de la paie publique et des éléments variables de rémunération.
- Procédures liées aux concours de praticien hospitalier.
- Règles relatives aux congés statutaires, CET, mobilité et fin de fonctions.
- Organisation institutionnelle de la santé (ARS, CNG, DGOS, etc.).
- Outils SIRH et logiciels métiers : CPAGE-i, CHRONOS, Business Objects.
- Méthodologie de gestion de projet et de conduite d'évolutions applicatives (notions).
- Techniques de rédaction administrative.
- Outils bureautiques et de traitement de données (Microsoft 365, Excel avancé).
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