Le Crous de Nice-Toulon est un établissement de l’Etat opérateur de la vie étudiante, en charge des services suivants :
• la restauration universitaire (avec les resto U, les cafétérias),
• le logement universitaire (les cités U, les résidences U),
• l’action sociale (le dossier social étudiant, les bourses sur critères sociaux, l’allocation d’étude…),
• l’aide aux projets et l’animation des résidences,
• l’accueil des étudiants étrangers,
• le service logements et jobs (service de mise en relation entre entreprises, loueurs et étudiants).
Le Crous de Nice-Toulon gère plus de 18800 bourses, 20 résidences universitaires et 21 structures de restauration sur les départements des Alpes-Maritimes et du Var.
Il est organisé entre des services supports situés à Nice et des unités opérationnelles situées au plus près des différents campus (Nice, Cannes, Sophia Antipolis, La Garde, Toulon).
Structure agile et réactive, il a pour mission de répondre aux besoins des étudiants et de s'adapter à leurs évolutions.
288 ETP composent ses effectifs avec un panel de statuts.
Poste : Assistant(e) de gestion RH - Secrétariat administratif du service RH
Lieu de travail : Services centraux Crous Nice - Toulon, 26 route de Turin 06300 Nice
Type de contrat : CDD jusqu'au 31/12/2025, renouvelable
Quotité horaire : Temps plein, 35h par semaine, 2,5 jours de congés générés par mois de travail
Début du contrat : Dès que possible
Rémunération brute mensuelle : de 1965 à 2200 €, selon profil et expérience
Avantages :
* Contribution à la mutuelle
* Structures de restauration étudiantes accessibles au personnel
* Prestations d'action sociale sous conditions
* Formation continue riche et accessible
* Remboursement d'une partie des frais de transport
Contexte :
Le Crous de Nice - Toulon recherche un(e) assistant(e) de gestion pour renforcer l’équipe de son Service ressources humaines et formation (SRHF).
Le SRHF assure la gestion, l'accompagnement et le suivi des professionnels du Crous sur l'ensemble des champs des ressources humaines. Il mène actuellement un projet d'ampleur de changement de SIRH et souhaite démarrer un projet de dématérialisation de démarches.
Missions principales :
Placé(e) sous l’autorité de la DRH et en lien fonctionnel avec l'équipe (une adjointe DRH, une responsable formation et deux gestionnaires carrière/paie),
Vous assurerez un appui polyvalent :
* sur l'ensemble des missions du service : carrière / paie, suivi médical, absentéisme, action sociale, recrutement, formation, etc.
* administratif et logistique : secrétariat courant, gestion documentaire, organisation logistique, suivi des échéances et traitement de données.
Vous contribuerez particulièrement :
* au projet de changement de SIRH (thématique carrière / paie)
* au suivi des recrutements et des formations
* au projet de dématérialisation des démarches (notamment thématique action sociale)
Exemples d'activités :
Paie / carrière
* Participation à la constitution des dossiers administratifs et financiers
* Participation à la saisie des éléments variables
* Edition et mise en pli des bulletins de paie
* Participation à l’émission de documents de fin de contrat
* Participation au projet de changement de SIRH : vérifications de données et saisies dans le SIRH actuel, le futur SIRH et/ou dans des outils en lien, etc.
Recrutement
* Prise de rendez-vous candidat
* Saisie et mise à jour du tableau de suivi des recrutements en cours
* Demande et contrôle de la réception de l’ensemble des pièces
Formation
* Participation à l'organisation des formations
* Participation à la gestion et au suivi des inscriptions
* Etablissement et envoi des convocations et attestations
* Participation à la gestion des frais de déplacement
Action sociale
* Réception des demandes
* Saisie et mise à jour du tableau récapitulatif des demandes et de la réponse aux critères définis
* Participation au projet de dématérialisation des démarches : paramétrage des formulaires de demande, des réponses et documents générés automatiquement, des flux, etc.
Suivi médical
* Organisation et prise des rendez-vous
* Saisie et mise à jour du tableau récapitulatif des suivis médicaux
* Envoi des convocations et courriers
Absentéisme
* Envoi des attestations
* Suivi de réception de bordereau
Secrétariat SRH
* Saisie et mise à jour de tableaux de suivi (absences, formations, échéances RH)
* Classement et archivage des dossiers du personnel et documents de suivi (papier et numérique)
* Mise à jour et diffusion de documents internes
* Rédaction, réception, tri et envoi de courriers, convocations, comptes rendus de réunions
* Ventilation boîtes mails génériques
* Réalisation d’impressions / photocopies / scan
* Préparation logistique et suivi administratif des réunions, entretiens de recrutement et sessions de formation (réservations, convocations, émargements)
* Gestion des fournitures
* Peut être amené(e) à réaliser l'accueil téléphonique et l'orientation des agents vers les bons interlocuteurs
Compétences :
* Expérience
* Gestion et secrétariat administratif
* Maîtrise des outils bureautiques et capacité à acquérir la maîtrise de logiciels métier
* Savoir rédiger et mettre en forme des documents
* Savoir organiser, classer, suivre des documents administratifs
* Maîtrise de l'expression écrite et orale.
Une expérience au sein d'une Direction ou Service des ressources humaines serait un plus.
Savoir être :
* Rigueur, sens de l’organisation et discrétion professionnelle
* Goût pour le travail en équipe et en soutien transversal
* Réactivité, adaptabilité, polyvalence
* Sens du service public
Conditions particulières d'exercice :
Contraintes liées au calendrier universitaire et au calendrier de paie
Candidature : joindre obligatoirement une lettre de motivation
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