Un poste de secrétaire médicale consultations et hospitalisations - h/f

Description :

Descriptions des missions principales (non exhaustives)
CONSULTATIONS
ACCUEIL
- Accueil physique :
- Accueil des patients,
- Vérification des données administratives du patient,
- Vérification des documents médicaux du patient,
- Programmation de la consultation de surveillance, bilans et explorations complémentaires ou avis spécialisés,
- Délivrance des courriers, ordonnances.
- Accueil téléphonique :
- Gestion des appels internes et externes et création des fiches de liaisons,

- Gestion des programmations des rendez-vous de consultations et de bilans.
ENREGISTREMENT DU CODAGE DES ACTES MEDICAUX
- Saisie de l’activité médicale,
- Suivi qualité du codage (après requête service contrôle de gestion) et mise à jour.
GESTION DU DOSSIER
- Importation/Numérisation des documents, courriers et bilans.
PRODUCTION DE DOCUMENTS
- Courriers, ordonnances, certificats, administratifs, documents types pour le service …
GESTION DES PLANNINGS DE RENDEZ VOUS DE CONSULTATION
- Incrémenter sur les différents plannings les absences des médecins et faire les mises à jour,
- Reprogrammer les rendez-vous en cas d’absence des médecins.
AUTRES
- Gestion des stocks en matériel bureautique et imprimés,
- Demandes de réparations sur ASSET+.
- Gestion du courrier externe et interne,
- Gestion du courrier arrivé et départ,
- Gestion du tableau de bord des médecins,
- Gestion des messages pour les médecins (demandes RV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents…).

LIENS HIERARCHIQUES

HIERARCHIE ADMINISTRATIVE
- Direction des Ressources Humaines,
- AAH - Responsable des secrétariats médicaux,
- AMA référente de pôle (coordination).

HIERARCHIE FONCTIONNELLE

- Chef de Pôle,
- Chef d’UMA,
- Praticiens hospitaliers du service,
- Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle,
- SF coordonnateur en maïeutique,
- SF coordinatrice,
- Cadre de Santé du service.

LIENS FONCTIONNELS

INTERNES
- Chef de pôle,
- Chefs des Unités Médicales d’Activité,
- Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d’Activité,
- Cadres de santé,
- Médecins Responsables des UMA,
- AMA référentes de pôle (coordination),
- Personnel.

EXTERNES
- Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,
- Personnel médical, paramédical et administratif du CH,
- Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
- Usagers externes.

Conditions d’exercice
Rythme de travail :
JOUR  Amplitude : 07H40
Exigences relationnelles :
- Travail en équipe – mutualisation consultations/hospitalisations,
- Adaptabilité,
- Gestion des communications.
Autres :
Polyvalence  mutualisation effectif secrétaires médicales hospitalisations /consultations pneumologie.
Logiciels utilisés :
• HOPITAL MANAGER,
• WORD, EXCEL
• CPAGE,
• Logiciel Archives,
• Internet et Intranet,
• …



Profil recherché :


Profil
Pré requis obligatoires :
 Savoir-être,
 Aisance à la saisie des comptes rendus,
 Maîtrise de la terminologie médicale.
Pré requis souhaités
 Compétences techniques :
• Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques,
• Maîtrise de la fonction d’accueil,
 Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé.
 Compétences sociales :
• Travail en équipe,
• Transmission de l’information,
• Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.

 Compétences organisationnelles :
• Facilités d’adaptation à la polyvalence.
• Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.