Assistante / assistant achats

Support au Manager :

• Organiser et les entretiens annuels et de recrutement (CDI, Stagiaires, Apprentis)

• Rédiger des notes d’accueil, de nomination

• Mettre en place et gérer un circuit d’accueil des nouveaux arrivants ainsi que demandes de badge et d’accès aux sites

• Réaliser des présentations

• Organisation d'événements internes (BART, WorkShop, RPS…) et animer la vie des équipes

• Organiser les différentes contingences nécessaires (bureau, ordinateur, téléphone, accès, compte informatique, …)

• Gérer les commandes et les facturations d’assistance technique

• Mettre en place et gérer les indicateurs de performance des secteurs

• Mise en place de tableaux de synthèse permettant d'avoir en permanence une vision claire et des indicateurs à jour



Support aux équipes :

• Saisie de demande d’achats, de Commandes Fournisseurs et Logistiques, de Commande de retour, de Demandes de Mise en Livraison (DML) dans SAP

• Assurer la cohérence et la mise à jour des formats type à utiliser

• Assistance administrative, gestion des fournitures de bureau en maitrisant le budget

• Organiser des déplacements et saisir des notes de frais sous KDS

• Assurer le support des collaborateurs face aux difficultés rencontrées dans leur environnement de travail et être l’interface des équipes du Facility Management

• Organiser des réunions et réserver des salles + veiller au maintien en état des salles de réunion du bâtiment



Communication:

• Gérer les différents affichages règlementaires du secteur : KPI, communication, SSE …

• Gérer la communication des secteurs et vers les secteurs



Documentation:

• Mettre en forme/relire des notes, comptes rendus, prendre des numéros de chrono, les diffuser et les archiver

• Être référent des outils collaboratifs et « former » les salariés à leur utilisation (SharePoint, Confluence, JIRA, KDS)

• Etre garant de la tenue des espaces (N, SharePoint, Confluence)