Assistant front office h/f

Acteur majeur dans la prestation aux entreprises, la division ACCUEIL ET SERVICE de FIDUCIAL recherche pour son clients BMW de Istres, son/sa prochain(e) Assistant(e) Front Office
Au sein de l'office d'accueil, vos missions sur ce poste seront :

- Traitement des nouvelles annonces
- Attribution de toutes les ressources demandées : hôtels, véhicules de pool, bureaux, ateliers, clés supplémentaires, cartes essence, patrouilles, médecins supplémentaires, pompiers
- Suivi des annonces « Mont Ventoux » et envoi un mail d'information à la gendarmerie
- Vérification de la transmission de l'Unterweisung par le chef de groupe à son équipe
- Archivage de la documentation relative aux annonces
- Vérification de la documentation relative au travail de nuit et transmission des informations correspondantes
- Soutien aux chefs de groupe pour création ou modification des annonces
- Prêt de matériel : projecteur, multiprises, gilets haute visibilité
- Support en cas de questions ou problèmes (ex : changement de bureau, véhicule de pool en panne, accident, problématiques hôtel
- Commande de taxis
- Prise de commande des repas à la cantine à la demande
- Aide à la traduction et support en cas d'événement, accident, problème hors périmètre du site
- En cas d'épidémie ou pandémie, assurer l'information sur les dispositions prises par le client
- Accueil des groupes, arrivées et départs : remise des clés et du matériel
- Faire signer le formulaire de responsabilité au chef de groupe
- Préparation des pochettes de clés pour les arrivées selon les besoins
- Gestion des clés des locaux
- Véhicules loués : récupération et remise des clés au loueur
- Communication, récupération et traitement du questionnaire de satisfaction client
Collaboration avec les hôtels et les traiteurs
- Travailler en étroite collaboration avec les hôtels et les traiteurs
- Gérer les réclamations
- Gérer la facturation
Voitures de pool
- Tenue du tableau récapitulatif d'attribution des véhicules de pool
- Enregistrement de l'autorisation de roulage dans le système FIPS
Back-up Back-Office
- Validation des annonces après vérification de la conformité des annonces
Vérification que les annonces sont compatibles avec les capacités du centre et entre les différents essais Autres prestations
- Commander des prestations pompiers, médecin supplémentaires, patrouilleurs, bus, fourgons
- Assurer le suivi des commandes, la vérification des devis et des factures
- Commande de bus pour les transferts
Back-up Gestion des clés Transport
- Remise ou reprise des clés aux essayeurs
- Accueil des transporteurs et enregistrements correspondants
Collaboration avec les acteurs internes et externes
- Lien avec la Tour de Contrôle, le poste de garde et le client pour information importantes, annonces spéciales nécessaires au bon déroulement des essais