Vos missions en quelques mots Sous l’autorité de la responsable des ressources humaines, vous assurez un appui administratif en matière de secrétariat courant à l’ensemble de l’équipe du service des ressources humaines composée de 6 agents. Il/elle est chargé(e) de la gestion administrative des données du personnel. Il/elle exerce des tâches administratives d'exécution qui supposent la connaissance des règles administratives de la fonction publique territoriale. Il/elle sera chargée d'exécuter des missions RH, des travaux de bureautique et d'utiliser du matériel de télécommunication. Activités : - Traitement des dossiers et saisie de documents, - Accueil physique et téléphonique du public, - Gestion de l’information, classement et archivage de documents, - Planification et suivi. Traitement des dossiers et saisie de documents : - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, - Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, - Saisir des documents de formes et de contenus divers, - Gérer et actualiser une base d'informations, - Rechercher des informations, notamment réglementaires, - Vérifier la validité des informations traitées, - Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion (CIRIL RH), - Rédiger des documents administratifs, - Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires, - Enregistrer ou saisir des données informatiques, - Accueil physique et téléphonique du public, - Recevoir et orienter les demandes, - Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages, - Rechercher et diffuser des informations, - Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité, - Conseiller les agents sur les procédures, - Rédiger des notes synthétiques. Gestion de l'information, classement et archivage de documents : - Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers, - Photocopier et assembler des documents, trier, classer et archiver des documents, synthétiser et présenter des informations, - Rechercher et diffuser des informations, - Identifier les sources de documentation. Planification et suivi : - Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser des rendez-vous, - Renseigner des tableaux de suivi des activités du service, - Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) Profil recherché Vous possédez une expérience significative sur un poste similaire. Vous disposez d’une certaine aisance rédactionnelle, maîtrisez l’outil bureautique (WORD, Excel, Outlook…). Vous faites preuve de rigueur, de méthodologie, de réactivité et d’autonomie. Votre polyvalence et votre aptitude à travailler en équipe sont vos atouts. Doté(e) de qualités relationnelles, vous savez faire preuve de discrétion, de confidentialité et d’adaptabilité.
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