Rattaché à la Directrice adjointe de l'établissement, vous interviendrez sur les différentes thématiques suivantes :
Ressources Humaines
Aide à la gestion des plannings avec les managers lors de
remplacements (congés, absences ...)
Etablissement quotidien des contrats de travail, DPAE (URSSAF)
Faire signer quotidiennement les contrats de travail aux vacataires, et en assurer leur suivi
Mise à jour du planning Excel et Octime (retards, heures supplémentaires, absences, etc.)
Préparer et saisir les variables de paye (repas, transport, heures supplémentaires, retards etc.)
Edition et préparation des documents de solde de tout compte : édition, signature à la Directrice, remise aux salariés, numérisation et archivage dans les dossiers RH
Audit administratif des dossiers RH salariés
Classement, scan et archivage des documents RH
Mise à jour du livret d'accueil du personnel
Aide à la facturation
Vérification des éléments mis à jour du tableau préparatoire à la facturation sur les données variables (repas, nouveau GIR, décision APA...)
Transmettre au comptable les suivis des comptes chèque, carte bancaire validés par la direction
Assurer en lien avec la direction et le comptable la validation des prélèvements clients
Mettre à jour du classeur d'urgence : photos des résidents, coordonnées utiles
Mettre à jour la liste des adresses mails des familles et envoyer au siège à la chargée communication France
L'accueil
Accueillir les visiteurs extérieurs (intervenants, familles, publicitaires, prospects commerciaux.) et identifier leur demande.
Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure.
Faire émarger le registre des visiteurs et des intervenants extérieurs.
En cas de livraison, prévenir le cadre du service concerné.
Réceptionner et tracer les appels téléphoniques, les orienter vers l'interlocuteur demandé ou prendre des messages. Savoir filtrer les appels indésirables (démarchage publicitaire)
Actualiser l'affichage (éphéméride, menus, animations), les informations et les plaquettes commerciales mises à la disposition du public.
Transmission orales et écrites (mail) des informations à toute l'équipe.
Répondre aux demandes commerciales (téléphoniques, visites spontanées.) en l'absence de l'adjointe de Direction et de la Directrice en remplissant une Fiche contact
Assurer la bonne tenue du poste accueil et coin café
Vous interviendrez de manière ponctuelle lors de surcroît de travail.
Titulaire d'une formation assistanat manager et/ou de gestion, SP3S ou autre dans la santé, vous avez une expérience significative sur un poste multi-tâches alliant la qualité, l'efficacité, la réactivité et le sens de l'accueil idéalement dans le secteur de l'aide à domicile, en RSS, clinique, HP (.).
Vous avez :
un sens aigu de la relation clients, une bonne élocution et êtes capable de prendre des initiatives.
une bonne maîtrise rédactionnelle: orthographe, grammaire (.)
une bonne utilisation du pack office (Word, Excel, Outlook).
déterminer les besoins en matériels et équipements liés aux soins et gérer les commandes dans le respect du budget alloué.
Nous sommes très sensibles auprès de nos résidents:
Au respect de leur dignité et de leur intégrité
Au respect de leur liberté d'opinion, leurs croyances et de leur vie spirituelle
Au respect de la déontologie, la bientraitance, l'éthique et la confidentialité
A associer l'entourage, la personne de confiance, l'aidant dans son accompagnement
A l'évaluation de ses besoins en matière d'éducation, de prévention et l'accompagnement de sa santé
A la continuité de son accompagnement sur-mesure pour prévenir des situations de transition ou de rupture de son parcours
Vos horaires
Du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00 (1h de pause)
Weekend à prévoir pour les remplacements accueil absences et/ou vacances.
Votre rémunération
2406€ brut mensuel (Incluant la prime ségur) + prime du dimanche lors des remplacements
Nos avantages au sein de notre groupe / maison
Repas 3.50€
Salle de repos équipée
Cadre de travail agréable (parc, jardin)
Prime de participation
Prime de cooptation
Accès facilité à la formation
Possibilité d'évolution professionnelle,
Avantages salariaux HelloCSE pour les CDI
Nouvelles Voies : Aide juridique aux salariés
Mutuelle : Nous nous engageons à toujours proposer aux salariés une couverture de complémentaire santé de qualité, facilitant l'accès aux soins.
Mise en place d'un baromètre social tous les ans
Prime qualité par an pour les non-cadres en CDI
Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.
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