DESCRIPTIF DU POSTE L’École nationale des ponts et chaussées est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et solidaire et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international. Avec un effectif moyen de près de 500 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (2000 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support. Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation. Elle s’est engagée depuis septembre 2023 et avec l’ensemble de ses parties prenantes, dans une démarche pour élaborer son nouveau plan stratégique, Ponts Ambition 2030, avec l’ambition de devenir un centre de recherche et de formation de niveau international sur les questions de transition écologique, poursuivant et amplifiant une longue histoire au service des transitions qui ont traversé les sociétés à l’échelle globale. L’École nationale des ponts et chaussées est membre de l’Institut Polytechnique de Paris. Présentation générale de la Direction de la scolarité et des moyens : La Direction de la scolarité et des moyens, est engagée dans une démarche de préfiguration, afin de préparer une organisation cible plus lisible, plus robuste et mieux adaptée aux enjeux actuels de l’École. Cette évolution s’inscrit dans un contexte marqué par plusieurs transformations: • la croissance des effectifs étudiants et la diversification des profils accueillis ; • le déploiement du nouveau système d’information Auriga qui fait évoluer en profondeur les processus de scolarité ; • le contexte budgétaire invitant à construire une organisation plus efficace et fondée sur une allocation responsable et rigoureuse des moyens ; • l’évolution des missions des RACA, appelés à concilier leurs responsabilités académiques avec un investissement significatif dans leurs activités de recherche. Enfin, cette préfiguration permettra d’accompagner les chantiers à venir : évolution de la formation d’ingénieur, renforcement de l’expérience étudiante et intégration des dynamiques portées par IP Paris. Les fiches de poste ci-après traduisent cette organisation appelée à se consolider progressivement au fur et à mesure de sa mise en œuvre par la Direction de la scolarité et des moyens. Poste rattaché au responsable du service administratif et budgétaire au sein de la Direction de l’Enseignement, de la Scolarité et des Moyens. Dans le cadre de la préfiguration de l’organisation cible, le ou la responsable du pôle gestion administrative des étudiants travaille en lien étroit avec les services de la scolarité, le service des affaires budgétaires et financières, l’agence comptable et les services partenaires impliqués dans la gestion administrative des étudiants. Vos missions : Le ou la responsable du pôle gestion administrative des étudiants chargé de projets qualité, assure le pilotage et la sécurisation des opérations administratives liées à l’inscription des étudiants et à la gestion de leur situation administrative au sein de l’établissement. Il ou elle veille à la fiabilité des données administratives relatives aux étudiants, au suivi des droits de scolarité et des tarifications ainsi qu’à la bonne application des procédures administratives liées aux inscriptions. Le poste contribue également à la mise en œuvre d’actions de qualité, notamment à travers le pilotage d’enquêtes et l’amélioration des procédures. Dans le cadre de la préfiguration, le périmètre des missions pourra évoluer afin d’accompagner la mise en place progressive des nouveaux services et pôles. Pilotage des inscriptions administratives : • Organiser et superviser les campagnes d’inscriptions (primo-entrants, réinscriptions, prolongations). • Veiller au respect des procédures et du calendrier. Suivi administratif des étudiants : • Assurer le suivi des situations administratives (démissions, situations particulières). • Garantir la fiabilité des données dans les systèmes d’information. Suivi des droits de scolarité et des tarifications : • Assurer le suivi des droits de scolarité et des différentes tarifications applicables aux étudiants. • Coordonner le suivi des paiements avec le service financier et l’agence comptable. Suivi des dispositifs d’aides aux étudiants : • Assurer le suivi administratif des bourses CROUS pour les étudiants inscrits ou démissionnaires. • Être l’interlocuteur dédié pour ces dispositifs auprès des services concernés. • Instruire les demandes d’aides des étudiants non ressortissants de l’UE. • Animer les commissions ad hoc, rédiger les décisions émanant de ces commissions. Contribution à la fiabilité des données administratives : • Veiller à la qualité et à la cohérence des données administratives. • Contribuer à l’amélioration des procédures liées aux inscriptions. Chargé(e) de projets qualité : • Piloter et coordonner les enquêtes liées au périmètre. • Mettre en œuvre des enquêtes de satisfaction auprès des étudiants. • Exploiter les résultats et proposer des actions d’amélioration. • En lien avec la Directrice de la scolarité et des moyens, contribuer à la mise en œuvre des démarches qualité en conformité avec la norme ISO9001 et la norme DDRS. PROFIL RECHERCHÉ Poste de catégorie B. Fonctionnaire ou contractuel (CDD), possibilité d’accueil en détachement. Compétences techniques : • Bonne connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et des procédures d’inscription administrative des étudiants. • Connaissance des dispositifs réglementaires liés aux droits de scolarité, aux bourses étudiantes et à la Contribution Vie Étudiante et de Campus (CVEC). • Maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion de la scolarité. • Bonne connaissance de la norme ISO9001 et des procédures qualité. Compétences organisationnelles : • Capacité à organiser des campagnes administratives complexes. • Rigueur et fiabilité dans le suivi des dossiers et des données. • Capacité à analyser des résultats et à proposer des améliorations. • Capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs. Compétences relationnelles : • Discrétion et sens de la confidentialité dans le traitement des situations individuelles des étudiants. • Capacité à communiquer avec tact et diplomatie tout en faisant respecter les règles administratives. • Bon relationnel et sens du service dans les échanges avec les étudiants et les interlocuteurs internes (agence comptable). • Bonnes capacités de communication écrite, permettant de rédiger des messages précis et adaptés aux différents interlocuteurs. Ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.
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