Gestionnaire de la commande publique

La Régie Culturelle Scènes et Cinés est un Établissement Public Industriel et Commercial (EPIC) à caractère culturel. Elle gère plusieurs équipements culturels sur le territoire d'Ouest Provence (salles de spectacle, cinémas…) et est soumise aux règles de la commande publique. Le Service Finances et Commande Publique assure la gestion budgétaire et comptable de l'établissement ainsi que l'ensemble des procédures de marchés publics. Dans un contexte de sous-effectif, le service recrute un(e) gestionnaire en appui administratif de la responsable de la commande publique. Type de contrat : Contrat de droit privé (EPIC) – CDI ou CDD selon profil Temps de travail : Temps plein – 35h/semaine Horaires : 8h30–12h00 / 13h30–17h00 Rémunération : Selon profil et expérience Prise de poste souhaitée : Dès que possible PROCESSUS DE RECRUTEMENT Date limite de candidature : 12/04/2026 Lettre de motivation CV par mail : dgepic@scenesetcines.fr Entretiens au siège de la Régie Culturelle : 9, Place des Carmes – 13800 ISTRES Prise de poste dès que possible Période d’essai de deux mois, renouvelable 1 fois Statut Agent de maîtrise MISSIONS PRINCIPALES Sous la responsabilité directe de la responsable de la commande publique, le/la gestionnaire assure l'appui administratif, documentaire et opérationnel des procédures de marchés publics. La rédaction des pièces contractuelles et le pilotage des procédures relèvent de la responsable ; le/la gestionnaire en assure le suivi, la gestion documentaire et les tâches d'exécution associées. ACTIVITÉS 1. Appui à la planification et au suivi des marchés • Mettre à jour le tableau de bord des marchés publics (marchés en cours, dates de notification, reconductions, échéances) • Recenser les marchés arrivant à échéance et les signaler à la responsable • Tenir à jour le planning des procédures en cours sous la supervision de la responsable • Préparer les éléments nécessaires à l'évaluation préalable des besoins en lien avec les services prescripteurs 2. Gestion administrative et documentaire des procédures • Constituer les dossiers de consultation des entreprises (DCE) à partir des éléments fournis par la responsable et les services prescripteurs • Vérifier et contrôler les pièces administratives des candidats (DC1, DC2, attestations fiscales et sociales, e-Attestations…) • Assurer la publication des avis de marché sur les plateformes de dématérialisation selon les instructions de la responsable • Gérer les échanges dématérialisés avec les candidats (questions/réponses, rectificatifs, notifications) • Préparer les dossiers pour les commissions d'appel d'offres et en assurer les comptes rendus • Rédiger les courriers de notification aux candidats retenus et non retenus 3. Suivi de l'exécution des marchés • Assurer le suivi administratif des marchés en cours (reconductions, avenants, fins de contrat) sous la supervision de la responsable • Vérifier la conformité administrative des factures avec les termes des marchés et transmettre au service comptable • Suivre les bons de commande liés aux marchés en cours • Gérer le suivi des cautions et garanties financières des titulaires • Assurer les relations courantes avec les prestataires et titulaires (accusés de réception, demandes de pièces complémentaires, relances) 4. Archivage et tâches transversales • Assurer l'archivage physique et numérique des dossiers de marchés dans le respect des règles de conservation • Accueillir les entreprises et prestataires, réceptionner les appels et courriers relatifs aux marchés • Participer aux réunions internes et aux commissions, rédiger les comptes rendus • Assurer une veille administrative sur les évolutions des plateformes de dématérialisation COMPÉTENCES REQUISES Compétences transversales Outils bureautiques : Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique. Logiciels marchés publics : Utilisation de logiciels métiers de gestion des marchés et plateformes de dématérialisation. Travail en équipe : Coopération avec les services de l'établissement, partage d'informations, appui administratif transversal. Compétences métier Connaissance de base de la commande publique : Notions du Code de la commande publique, des seuils et des procédures — une formation interne est prévue à la prise de poste. Gestion documentaire Constitution et suivi des dossiers de marchés, vérification des pièces administratives des candidats (DC1, DC2, attestations fiscales et sociales). Suivi administratif : Mise à jour des tableaux de bord, gestion des notifications, suivi des bons de commande et des factures liés aux marchés. Plateformes de dématérialisation : Utilisation des plateformes de publication et de réception des offres. Compétences comportementales Rigueur et organisation : Respect strict des procédures, sens du détail, gestion méthodique des dossiers et des délais. Fiabilité : Capacité à exécuter les tâches confiées avec précision et dans les délais impartis. Réactivité : Capacité à gérer les urgences et à alerter la hiérarchie en cas de difficulté. Discrétion : Respect des règles de confidentialité liées aux procédures et aux documents traités. Qualités relationnelles : Aisance dans les échanges avec les prestataires, les services internes et les partenaires externes CONDITIONS D'ACCÈS AU POSTE Diplôme Bac2 minimum (BTS Gestion administrative, BTS Assistant de gestion, DUT Carrières juridiques…) ou expérience équivalente. Expérience en gestion administrative appréciée ; une expérience dans la commande publique ou en collectivité est un atout. Formation à la prise de poste Une formation interne aux procédures de commande publique de l'établissement est prévue. Permis B souhaité. Logiciels Maîtrise du Pack Office – logiciels métiers marchés publics et plateformes de dématérialisation appréciés. RELATIONS FONCTIONNELLES Relations internes : Responsable Finances & Commande Publique (N1) – Responsable Commande Publique et Juridique – Administratrice – Direction générale. Relations externes : Entreprises candidates et titulaires – Directions déléguées - Plateformes de dématérialisation – services de la Métropole.