Description entreprise :
Yncréa Ouest est un Établissement d'Enseignement Supérieur Privé d'Intérêt Général (EESPIG) sous contrat avec le Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Yncréa Ouest gère l'école d'ingénieurs ISEN Yncréa Ouest, implantée sur les villes de Brest, Caen, Nantes, Rennes et Paris. L'école forme des élèves ingénieurs dans les technologies du numérique et notamment les systèmes numériques embarqués, la robotique, l'énergie, les objets connectés (IoT), l'intelligence artificielle, le big data, l'environnement, le développement durable, les technologies marines et la cybersécurité. Nous visons à offrir un environnement d'apprentissage de qualité et à préparer les étudiants aux défis de l'industrie.
Dans une démarche d'égalité professionnelle, toutes les candidatures, féminines et masculines, sont étudiées avec la même attention. Association handi-accueillante, nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Description du poste :
Dans le cadre d'une évolution organisationnelle, nous recrutons notre futur·e Référent·e des responsables scolarité Ouest et responsable de scolarité du site de Brest.
Vous encadrez une équipe basée à Brest, composée de 4 assistant·e·s administratifs·ves, 2 surveillant·e·s et 4 étudiant·e·s en charge de l'accueil, et contribuez activement au bon fonctionnement du service. Vous assurez également la supervision des responsables Scolarité sur les sites de Nantes et de Caen/Rennes.
Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice des études du site de Brest, et fonctionnellement rattaché.e au Référent des Directeurs des études Ouest, vous veillez à la cohérence, la fiabilité et l'harmonisation des pratiques de scolarité sur l'ensemble des sites ISEN Ouest.
Vous jouez un rôle clé, à la fois opérationnel et stratégique. Vos principales responsabilités seront :
1. Missions opérationnelles
Saisie des données élèves et intervenants dans notre ERP de scolarité
Planification des enseignements et évaluations en conformité avec les maquettes pédagogiques (Promos de cycle ingénieur)
Lancement annuel et supervision des tâches de planification assurées par le.s assistant.e.s de scolarité (Promo Prépas)
Préparation des jurys de diplôme
Participation aux temps forts de l'ISEN Ouest (Journées Portes Ouvertes, salons, événements institutionnels).
2. Coordination et pilotage des activités scolarité
Harmoniser et faire appliquer les procédures administratives liées à la scolarité sur l'ensemble des sites.
Définir et planifier les calendriers communs (inscriptions, examens, bulletins, emplois du temps) en lien avec la Direction de la Coordination Intersite.
Veiller à la cohérence des plannings d'activités et à l'optimisation des ressources (salles, intervenants, outils numériques).
Assurer un suivi rigoureux des échéances et la mise en œuvre des processus internes.
Faire le lien entre les exigences pédagogiques et les contraintes opérationnelles pour garantir la fluidité du déroulement des enseignements.
3. Animation d'équipe
Encadrer fonctionnellement et accompagner les responsables scolarité de chaque site et l'équipe scolarité de Brest
Planifier et animer des réunions de coordination régulières.
Soutenir la montée en compétence des équipes (formation aux outils, bonnes pratiques, procédures).
Garantir la continuité du service en cas d'absence ou de surcharge sur un site.
4. Fiabilisation et suivi des données
Superviser la saisie, le contrôle et la fiabilité des données scolarité dans l'ERP.
Garantir la conformité des informations en lien avec le RGPD et le Secrétariat Général.
Assurer le reporting régulier des activités auprès de la Direction.
Participer à la mise en place d'indicateurs de suivi (tableaux de bord, bilans d'activité, alertes).
5. Amélioration continue et projets transverses
Identifier les points d'amélioration et proposer des actions concrètes pour fluidifier les processus.
Participer à des projets transversaux liés à la scolarité, la relation entreprises et les relations internationales.
Contribuer activement à la qualité du parcours étudiant et à la performance administrative des sites.
Vous assurez également un rôle opérationnel de coordination et de suivi administratif auprès du Département de la Formation Humaine Économique et Sociale (FHES) et de la Direction des Relations Internationales.
À ce titre, il/elle :
Planifie et coordonne les activités du Département FHES, en veillant à la bonne organisation logistique et administrative des projets, des enseignements et des évaluations associées.
Assure le suivi administratif du projet FHES, en appui direct des équipes pédagogiques et des responsables de site.
Organise et supervise l'enregistrement des expériences internationales (stages, mobilités, séjours académiques), en garantissant la fiabilité des données et leur intégration dans les systèmes de suivi des étudiants.
Apporte un soutien opérationnel à la Direction des Relations Internationales pour les admissions, la préparation des mobilités et l'accueil des étudiants internationaux.
Cette mission requiert une forte capacité à traduire les orientations stratégiques en actions concrètes, à accompagner les équipes au quotidien et à garantir la cohérence du planning et des processus sur l'ensemble des sites.
Qualités recherchées :
Il s'agit d'un poste à dimension opérationnelle, nécessitant une forte implication sur le terrain et une capacité à coordonner efficacement les activités administratives et organisationnelles.
1. Leadership : capacité à diriger une équipe et prendre des décisions éclairées.
2.Connaissance de la gestion administrative dans le contexte d'une école d'ingénieurs.
3. Excellentes compétences en communication : capacité à communiquer efficacement avec les équipes, les étudiants et les parties prenantes externes.
4. Sens de l'organisation : capacité à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément et à cadencer les autres activités demandées par les autres services.
5. Résolution de problèmes : aptitude à identifier les problèmes potentiels et à trouver des solutions rapides et efficaces.
6. Esprit d'équipe : capacité à collaborer avec d'autres services et à travailler en étroite collaboration avec le personnel enseignant et administratif.
7. Adaptabilité : capacité à s'adapter rapidement aux changements et aux nouvelles situations.
Compétences requises :
1.Gestion du personnel : capacité à diriger et à superviser une équipe, à établir des objectifs, à évaluer les performances et à fournir des feedbacks constructifs.
2. Compétences technologiques : appétence à la découverte de nouveaux systèmes d'information et maîtrise des outils informatiques et des logiciels couramment utilisés dans les établissements d'enseignement supérieur.
3. Esprit d'équipe : capacité à favoriser la cohésion et la collaboration au sein de l'équipe, en encourageant la participation active, le partage des connaissances dans un contexte multisite.
Information contrat :
Le poste est à pourvoir sur notre site de BREST en contrat à durée indéterminée sous statut cadre au forfait-jours (208 jours). Le salaire est à convenir selon expérience.
Profil recherché :
Vous êtes issu(e) de formation BAC+3 à Bac+5,
Vous disposez d'une expérience de 5 ans minimum en tant que Responsable Administratif, Responsable Scolarité ou une fonction similaire,
Vous avez une parfaite maîtrise du Pack Office,
La connaissance du logiciel AURION serait un plus,
Connaissance du secteur de l'enseignement supérieur, école d'ingénieurs serait un plus
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