Description entreprise :
Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l'échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche, en collaboration avec l'Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l'un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.
Sa zone d'attraction s'étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.
L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d'hôpital de jour et 46 places d'HAD.
Description du poste :
Le CH CHARLES PERRENS recherche dès que possible un/e Secrétaire Médicale pour son pole ADICCOLOGIE en CDD 6 mois, à temps plein.
Mission générale du poste :
Assurer les activités de secrétariat dans le cadre du PIE-A (guichet unique), ainsi que dans ces différentes composantes au sein de la filière ambulatoire du CHCP.
Activités principales :
Accueil physique et téléphonique de la structure, prise de rendez-vous et orientation,
Gestion, traitement et suivi des courriers, dossiers et documents médicaux,
Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux,
Saisie et suivi de l'activité médicale y compris celle des diagnostics,
Saisie et suivi des tableaux d'indicateurs, de statistiques,
Classement et diffusion de façon méthodique et pertinente des informations,
Gestion et suivi des dossiers patients informatisés,
Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues,
Contribution à la délivrance de renseignements d'ordre général, dans son domaine de compétence,
Participation à la démarche qualité,
Mise en œuvre des procédures de gestion,
Organisation et alimentation des bases de données interne et hospitalière,
S'assurer du respect et de l'application des différents règlements et procédures en lien avec son secteur d'activités et en vigueur au PIE A,
Profil recherché :
Diplôme et/ou qualification :
• Bac Sciences Médico-Sociales
• Diplôme de Secrétariat Médico-Social
Connaissances :
Principaux logiciels (Word, Excel, P. Point, Libre Office, Hôpital Manager, Dxcare, Planification des RDZ….)
Bureautique, Intranet/Internet
Dactylographie
Connaissances détaillées du vocabulaire médical
Connaissances juridiques : réglementation, droit des usagers et des patients
Connaissance des protocoles et procédures internes aux deux établissements CHCP/ CHU
Savoir être :
Respecter la confidentialité
Respecter le secret professionnel
Accueillir et orienter de façon bienveillante, scrupuleuse et neutre les personnes et les patients/usagers
Coopérer avec l'ensemble des acteurs du service (médicaux, paramédicaux, socio-éducatifs…)
Communiquer (partage et diffusion des informations)
Rigueur et sens des responsabilités
Inscription dans des démarches de réflexion et de formation
Savoir-faire :
Avoir des capacités d'organisation, de coordination, et d'anticipation
Savoir prendre des notes et faire des comptes rendus
Faire preuve d'esprit d'initiative et de disponibilité
S'inscrire dans les démarches institutionnelles (ex : Démarche qualité, évaluation interne et externe (CSAPA))
Compétences requises
Notions de base des techniques de communication orale et écrite
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Capacité à synthétiser une information complexe
Capacité à gérer et/ou créer un système rationnel de classification
Capacité à rédiger et à mettre en page correctement un document électronique
Planifier son activité en articulation avec ses collègues en lien avec l'encadrement
Travailler en équipe.
Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service.
Spécificités du poste :
Journée continue de 7h45 heures – Horaires 9h15 / 17 h du lundi au vendredi
Entretien annuel d'évaluation conduit par le responsable de filière
Guichet téléphonique unique avec une antenne sur chaque site et le positionnement d'une AMA.
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