Office manager bilingue - h/f

Description entreprise :
L'Inserm est le seul organisme public francais entierement dedie a la recherche biologique, medicale et en sante des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l'ensemble du territoire, regroupes en 12 Delegations Regionales. Notre institut reunit 15 000 chercheurs, ingenieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : ameliorer la sante de tous par le progres des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l'innovation dans les traitements et la recherche en sante publique. Rejoindre l'Inserm, c'est integrer un institut engage pour la parite et l'egalite professionnelle, la diversite et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, des le recrutement et tout au long de la carriere. Afin de preserver le bien-etre au travail, l'Inserm mene une politique active en matiere de conditions de travail, reposant notamment sur un juste equilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. L'Inserm a recu en 2016 le label europeen HR Excellence in Research et s'est engage a faire evoluer ses pratiques de recrutement et d'evaluation des chercheurs. Structure : L'Inserm s'appuie sur 9 Instituts Thematiques dont la mission est de decliner thematiquement la politique institutionnelle de l'organisme.L'Institut thematique Genetique, genomique et bioinformatique couvre la genetique et la genomique de tous les organismes vivants, depuis les virus, les microorganismes, les plantes jusqu'a l'homme. La comparaison des genomes est centrale pour comprendre les liens complexes entre genotype et phenotype, pour apprehender a l'echelle moleculaire les processus en jeu dans l'evolution et la biodiversite. Les perspectives cognitives et appliquees sont immenses. La coordination et l'implementation de la recherche sur les maladies rares et l'un des sujets de predilection de notre Institut auquel appartient l'equipe de la coordination du partenariat Europeen sur les maladies rares > : https://www.ejprarediseases.org/erdera/

Description du poste :
Mission principale : Dans le cadre de l'execution et du suivi programme europeen > (lien), finance via > HORIZONHLTH-2023-DISEASE-07 en tant que COFUND Action, l'Inserm recrute un office manager pour la coordination et la supervision du bureau de l'equipe d'ERDERA en gerant toute la gestion administrative en liaison avec les differents services. Sa mission sera executee au sein de l'equipe de coordination de ERDERA. La personne recrutee : o assiste l'adjointe a la direction de l'Institut Thematique Genetique, Genomique et Bioinformatique deleguee a la coordination d'ERDERA o est responsable de la communication interne et externe en gerant les flux d'informations entre l'equipe de la coordination et les differents services o contribue a la preparation du reporting annuel d'Inserm, o est responsable de la gestion des services generaux du bureau, o est responsable du suivi des budgets d'equipe d'ERDERA, o assure la prise en charge des appels telephoniques, o est responsable de l'organisation des reunions et des differents evenements internes, o accompagne l'organisation de manifestation evenementielles Activites principales: Assistanat a la direction et l'equipe : * Support a l'organisation de l'agenda de l'adjointe a la direction deleguee a la coordination d'ERDERA* Organisation et suivi des deplacements professionnels du responsable et des membres d'equipe (reservation des billets d'avion/train, de taxis, d'hotels, de restaurants, obtention des visas si necessaire, etablissement des ordres de mission, suivi des remboursements des etats de frais. * Mise en place des procedures et du support pour ameliorer l'efficacite des processus de la gestion du bureau et d'accompagnement de la direction et de l'equipe Gestion des services et prestataires (Office Management) : * Gestion et suivi des prestataires de service des locaux (menage, courrier, eau etc.)* Realiser les commandes de materiel, de fournitures, de consommables et verifier la conformite des livraisons* Gestion et suivi des commandes et contrats de l'equipe et des prestations externes (Contract management)* Creation des demandes et des commandes d'achats et reception des commandes en lien avec la comptabilite* Superviser les elements de facturation, la verification des encaissements et remboursements du systeme de gestion, le suivi de gestion* Classer et archiver des documents* Accueil physique et telephonique en anglais et en francais les interlocuteurs externes Organisation des evenements (Event and Travel Organisation) : * Preparer et organiser des reunions (convocation, reservation des salles, reservation des billets d'avion/train des invites, commande de plateaux-repas, ...)* Organiser et suivre les deplacements professionnels du responsable et des membres d'equipe en Europe (reservation des billets d'avion/train, de taxis, d'hotels, de restaurants, obtention des visas si necessaire, etablissement des ordres de mission, suivi des remboursements des etats de frais. * Assister (si besoin) a l'organisation des reunions des partenaires du ERDERA* Participation a l'organisation des evenements et congres sur le national et international (preparation des badges, accueil des participants, aide au besoin d'informations, gestion de la logistique durant l'evenement...) Gestion budget et RH : * Assurer un role d'alerte sur le suivi des recettes et depenses vis-a-vis de l'associe/membre d'equipe.* Suivi des tableaux de bords des depenses et des recettes* Suivi interne des contrats des membres de l'equipe (interface avec la DRH pour les recrutements, reconductions, etc.)* Assister le Responsable Administrative et Financiere d'ERDERA* Accueil et processus de onboarding des nouveaux arrivants. Specificite(s) et environnement du poste * Environnement anglais, bonne maitrise d'anglais (orale et ecrite) exige * Nombreuses interactions : En interne : * Travaille sous la responsabilite de l'adjointe a la direction IT GGB deleguee a la coordination du programme ERDERA et la supervision du Responsable Administratif et Financier du programme ERDERA * En tant que membre de l'equipe ERDERA, avec la Direction de l'Institut thematique GGB et les membres de l'equipe * Avec le siege et la(les) delegations de l'INSERM : fonctions support et gestion des depenses etc. (Finances, RH, Affaires juridiques, etc.) En externe : avec les partenaires du programme ERDERA

Profil recherché :
Connaissances : * Connaissances approfondies des procedures administratives* Connaissance des techniques de gestion* Connaissance de l'environnement bureautique et maitrise des logiciels bureautiques et budgetaires* Maitrise de l'anglais tant a l'ecrit qu'a l'oral* Connaissance budgetaire et comptable des finances publiques* Connaissances de systeme de management de projet a distance (e.g. MS Teams, Slack, etc.) Savoir-faire : * Savoir organiser et planifier ses activites* Savoir s'exprimer oralement et rediger a l'ecrit avec l'aisance* Maitriser les techniques de restitution et de transmission d'information ecrite ou orale* Proposer des modes d'organisation, de fonctionnement, de simplification de classement* Analyser les donnees * Appliquer les regles financieres selon la reglementation en vigueur* Assurer le suivi des depenses et recettes* Capacite de demontrer le sens des priorites, une bonne reactivite et une grande rigueur dans l'organisation. Aptitudes : * Avoir le sens des priorites* Sens de la diplomatie et un excellent relationnel* Organise(e), rigoureux(se) et dynamique* Autonome et proactif(ve)* Grand sens du service* Gout du travail en equipe Experiences souhaitees : * Au moins 3 ans d'experience en qualite d'Office Manager ou similaire.* Tres bonne maitrise de l'anglais (oral et ecrit).* Connaissance du fonctionnement des institutions publiques Niveau de diplome et formations : * Bac + 2 minimum Pour en savoir + : * Sur l'Inserm * Sur la politique handicap : emploi.handicap@inserm.fr* Sur l'engagement de l'Inserm en faveur de la parite et l'egalite professionnelle