Description entreprise :
L'Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l'ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l'innovation dans les traitements et la recherche en santé publique. Rejoindre l'Inserm, c'est intégrer un institut engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
Description du poste :
Le poste est à pourvoir au sein de l'unité PCCEI, une unité mixte de recherche pluridisplinaire, composée de chercheurs, ingénieurs, universitaires et hospitalo-universitaires. Elle est répartie sur deux sites : la Délégation régionale Occitanie Méditerranée à Montpellier, l'hôpital Pierre Zobda-Quitman à Fort-de-France. Compétente dans le domaine de la recherche en infectiologie, l'unité PCCEI défend une recherche translationnelle, entre clinique et fondamentale, sur la transmission du VIH, les infections chroniques et émergentes associées. Elle mène ainsi des projets en étroite collaboration avec les hôpitaux régionaux et ceux des Antilles, mais également à l'échelle internationale, avec les pays du Sud (Afrique subsaharienne et Asie du Sud-Est).
Mission principale :
La personne recrutée aura pour principale mission de seconder la Responsable Administrative et Financière de l'unité dans toutes ses activités administratives et organisationnelles et d'assurer la gestion administrative interne quotidienne de l'unité.
Principales activités :
Assurer l'organisation et le suivi des déplacements (réservation voyage, ordre de mission, remboursement de frais)
Contrôler les demandes d'achat avant d'en établir les engagements financiers
Procéder aux opérations de dépenses (saisir, engager, contrôler les commandes) dans le respect des budgets alloués, des procédures interne à l'unité, des règles de la commande publique et de la tutelle et des exigences du financeur
Répondre aux demandes des services financiers et comptables des tutelles en matière de suivi des dépenses
Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
Réceptionner (physiquement) les commandes/courrier et en assurer la bonne transmission aux personnes concernées
Instruire les dossiers d'accueil des stagiaires et en assurer le suivi (conventions de stage, contrôle des pièces, gestion des gratifications)
Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion
Environnement de travail :
Travail sur écran
Port de charges (réception des colis)
Sollicitations fréquentes au quotidien
Temps de travail :
Temps complet (100%)
Nombre d'heures hebdomadaires : 38h30
Congés Annuels et RTT : 32 jours de CA et 13 jours d'ARTT
Profil recherché :
Connaissances :
Connaissances générales du fonctionnement des établissements publics
Connaissances générales de la règlementation financière et comptable publique
Connaissances approfondies des techniques de gestion administrative
Savoir-faire :
Capacités en organisation et gestion des priorités, permettant d'assurer la gestion des agendas et des rendez-vous, la préparation des réunions et événements, ainsi que le respect des échéances
Maîtrise des outils bureautiques courants (traitement de texte, tableurs, outils de présentation) et aisance dans l'utilisation des environnements informatiques
Capacité à travailler efficacement sous pression et à gérer simultanément plusieurs missions
Capacité à analyser les situations, à résoudre les problématiques rencontrées et à prendre des décisions rapides et pertinentes
Capacité à hiérarchiser les sollicitations et à y apporter des réponses adaptées et professionnelles
Savoir-être :
Autonomie
Attitude pro-active
Rigueur et sens de l'organisation
Grande polyvalence et disponibilité
Discrétion et confidentialité pour gérer les informations sensibles
Flexibilité et adaptabilité pour s'adapter aux changements de dernière minute et aux demandes imprévues
Aptitude à travailler en équipe et à communiquer avec les différents niveaux hiérarchiques
Niveau d'expérience :
Une première expérience significative sur un poste similaire sera fortement appréciée.
Niveau de diplôme :
Bac +2 à Bac +3 (BTS, DUT, Licence professionnelle)
Niveau B2 ou C1 en anglais
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.