Chargé(e) de scolarité (f/h) - cdd (h/f)

Dans le cadre de l'ouverture de nouveaux parcours nous recrutons, pour la Faculté de Gestion, Economie, et Sciences, campus WeNov, un(e) chargé(e) de scolarité en CDD de 12 mois à temps plein, poste à pourvoir à partir de mai/juin.

Vos missions seront les suivantes :

Accueil et interface avec l'extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques.
* Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études

Lien et suivi des étudiants

* Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques ;
* Communiquer et travailler avec les responsables pédagogiques

Gestion administrative des Etudes

* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures
* Participer à l'élaboration des maquettes pédagogiques en lien avec chaque responsable pédagogique. Encoder les maquettes pédagogiques et affecter les enseignants aux cours. Diffuser.
* Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l'outil dédié pour la réservation des salles. Afficher les plannings de cours.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.
* Gérer l'ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place dans la ou les filières concernées. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
* Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
* Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.
* Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Organiser l'information des enjambeurs et des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec le responsable pédagogique.
* Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques
* Transmettre les résultats d'examens aux universités partenaires.
* Réceptionner, vérifier et distribuer les diplômes.
* Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études.

Gestion administrative des inscriptions

* Etablir et vérifier les listes des étudiants inscrits
* Organiser éventuellement la sélection des étudiants : réceptionner les dossiers, les transmettre aux responsables pédagogiques et envoyer la décision annoncée.

Organisation logistique

* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
* Organiser les évaluations et les jurys
* Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels et veiller à la réalisation des heures.
* Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d'optimisation de l'occupation des locaux
* Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants;

* Formation supérieure de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
* Maîtrise des techniques de secrétariat.
* Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* La maîtrise de l'anglais est un plus
* Avoir le sens du relationnel et de la communication