Assistant technique - h/f

Description entreprise :

La SEM Seine Ouest Habitat et Patrimoine gère plus de 11 000 logements sociaux sur les villes d’Issy-les-Moulineaux, de Meudon, de Boulogne-Billancourt, de Vanves, de Chaville et de Montrouge.


Description du poste :

Au sein de la Direction des Services Techniques, rattaché(e) au Responsable de Secteur, l’Assistant(e) Technique, assure la gestion et le suivi administratif des dossiers du secteur. Il/elle assurera les missions suivantes :

Gestion administrative en collaboration avec le Responsable de secteur :

- Assurer la gestion administrative du secteur en lien avec le/la Responsable de secteur.

- Rédaction, suivi voire transmission des mails/courriers et notes en collaboration avec la/le Responsable de secteur.

- Prise en charge des réclamations et des relances transmises au siège (téléphone, courrier, mail et Extranet).

- Suivi des demandes techniques formulées par les locataires lors des CCL.

- Animer la communication dans les écrans d’ascenseurs.

- Organiser et préparer les réunions de secteur (convocation, ordre du jour, rédaction du compte-rendu).

- Visa des factures selon seuil et nature de la prestation.

Planification des états des lieux entrants et sortants en lien avec la Direction de la Gestion locative :

- Création des bons de commande (diagnostiques obligatoires, contrôle d’accès) et archivage.

- Planification des rendez-vous des Etats des Lieux (EDL).

- Suivi des dossiers en cours et optimisation des délais de vacance technique.

- Audit de satisfaction ponctuel après l’entrée dans les lieux d’un nouveau locataire.

Assurer un contrôle qualité des prestations réalisées :

- Suivi et réception des commandes en lien avec les prestataires, voire les locataires.

- Déployer et utiliser les plateformes Extranets mises à disposition par les prestataires.

Autres :

- Numériser et/ou archiver les dossiers.

- Rédaction des comptes rendus mensuels des secteurs

- Gestion de la réservation des salles de l’amicale.

- Commande, programmation et transmission des clés badges et émetteurs des résidences.

- Gestion administrative du retrait des véhicules épaves et ventouses.

- Pour les congés, un(e) des deux Assistant(e)s en binôme doit toujours être présent(e).

- Remplacement de son/sa ou ses collègues en cas d’absence

- Accompagnement et soutien des Assistant(e)s et stagiaires/ alternant(e)s arrivant sur le secteur.

MISSIONS COMPLEMENTAIRES :

- Assurer la continuité de service en cas d’absence d’un autre collaborateur du service

- Participer à toutes missions relevant de son champ de compétence confiées par la hiérarchie


Profil recherché :

COMPÉTENCES REQUISES :

- Ponctualité

- Rigueur

- Sens de l’organisation

- Sens du service public

- Qualités relationnelles et diplomatie

- Autonomie

- Réactivité et sens des priorités

- Bonne capacité rédactionnelle (courriers, comptes rendus, rapports, tableaux de suivi)

- Capacité à gérer des situations délicates et des réclamations

- Ecoute

- Polyvalence

- Esprit d’équipe

PROFIL RECHERCHÉ :

- Niveau Bac à Bac +2 (Bac pro gestion administrative, BTS gestion PME, Professions immobilières ou domaine équivalent) justifiant d’une solide expérience dans le logement social, l’immobilier ou le bâtiment

- Bonne pratique des outils bureautiques (Outlook, Excel, Word). La connaissance du logiciel IKOS ou d’un logiciel équivalent est appréciée.

- Connaissance du secteur des bailleurs sociaux