Description entreprise :
L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d’un large panel d’expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d’un plateau technique d’excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.
Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :
1. Sécurité incendie
L’agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l’incendie et à l’évacuation en place dans l’établissement et être en capacité de :
→ connaître :
* les règles de prévention face au risque d’incendie,
* le matériel destiné à la défense incendie dans son service,
→ réaliser les actions réflexes en présence d’un départ de feu, à l’aide de la fiche réflexe qu’il conserve en permanence à proximité,
→ connaître dans son service, l’emplacement de :
* la coupure d’urgence de l’électricité,
* la coupure d’urgence des gaz médicaux,
→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d’incendie dans son service ou dans un service voisin.
2. Développement durable
Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.
Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d’accorder de l’importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.
La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L’hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.
La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :
→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;
→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;
→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d’optimiser la valorisation de ceux-ci ;
→ consommer le juste besoin ;
→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.
Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :
- la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers
- le tri des déchets
- le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)
N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d’environnement et de développement durable via l’adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr
Description du poste :
Intitulé du poste
Adjoint administratif
Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)
Adjoint administratif
Famille / Spécialité professionnelle / Métier
Secrétaire administrative
Unité Fonctionnelle
Pôle
IFSI 0410/IFAS 0490
Ressources Humaines et Politique Sociale
Localisation du poste de travail
CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE – 1060 chemin de la Madeleine – CS 40001
11010 CARCASSONNE Cedex 9
Lieux d’intervention
Institut de formation en soins infirmiers du Centre hospitalier de Carcassonne – Avenue du Docteur Suzanne Noël – CS 40001 – 11010 CARCASSONNE Cedex
Institut de formation des aides-soignants du centre hospitalier de Carcassonne – Avenue du Docteur Suzanne Noël – CS 40001 – 11010 CARCASSONNE Cedex
Présentation du service d’affectation
L’IFMS est situé sur le site de l’ancien centre hospitalier « Antoine Gayraud ». Il s’agit d’un établissement autorisé par le ministère de la santé et par le conseil régional préparant aux diplômes d’Etat d’infirmier et d’aides-soignants.
Ses missions sont définies d’un point de vue réglementaire :
- au niveau de sa mission de formation initiale des professionnels pour lesquels l’institut est autorisé (quota de 80 étudiants en soins infirmiers par promotion et capacité d’accueil de 47 élèves aides-soignants).
- au niveau de la formation continue des professionnels de santé relevant, en grande partie, du territoire de santé de l’ouest audois, incluant la formation d’adaptation à l’emploi.
- au niveau de la documentation et recherche d’intérêt professionnel.
Description synthétique du poste
Description reproduite en cas de publication de poste
Sous la responsabilité de la directrice de l’IFMS, du cadre supérieur de santé et du cadre administratif, l’adjoint administratif contribue au fonctionnement général de l’institut de formation dans le domaine administratif et relationnel : il assure le secrétariat pédagogique de la formation en soins infirmiers / formation des aides-soignants. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’institut de formation, et à la gestion de la formation des promotions d’étudiants et d’élèves selon l’organisation définie.
L’adjoint administratif garantit une formation de qualité dans le respect de l’autre, dans le respect des textes règlementaires, dans le respect des ressources liées à l’environnement, dans un esprit de transparence et d’humanisme. Il concourt au développement d’une image positive de l’institut de formation.
Missions principales
è Accueil du public - réception et orientation des appels téléphoniques.
è Gestion et suivi des processus administratifs :
- Organisation et gestion de la sélection permettant l’accès à la formation conduisant au diplôme d’Etat d’Aide-Soignant ou en soins infirmiers.
- Elaboration et gestion des documents relatifs à l’admission en formation des élèves.
- Suivi administratif, financier et pédagogique des dossiers des élèves/étudiants.
- Préparation des formalités administratives pour la diplomation des élèves/étudiants en collaboration avec la Direction / coordonnateur d’année.
è Gestion pédagogique :
- Constitution et gestion des dossiers administratifs des élèves/étudiants.
- Enregistrement et gestion des élèves/étudiants sur les logiciels métiers FORMEIS, CPAGE, et les plateformes KAIROS, SOLSTISS, DEFI ASP…
- Mise en forme et reprographie des évaluations théoriques.
- Suivi des absences des élèves et déclaration du présentéisme auprès des organismes financeurs (établissements de santé, OPCA, Pôle Emploi…).
- Préparation, envoi et suivi des documents relatifs aux départs en stage des élèves/étudiants.
- Elaboration des déclarations d’accident de travail des élèves/étudiants.
- Préparation et envoi des documents relatifs aux différentes instances afférentes à la formation aide-soignante/en soins infirmiers.
- Prise de notes et élaboration des comptes rendus des instances.
- Préparation de la rémunération des intervenants extérieurs.
- Traitement et suivi administratif des dossiers concernant les formations continues.
Missions annexes
è Mise en forme de tous documents administratifs et pédagogiques.
è Participation aux épreuves de sélection.
è Planification des rendez-vous direction / élèves/étudiants.
è Saisie de données pour la réalisation de statistiques ou d’enquêtes.
è Elaboration de procédures et de modes opératoires relatifs à son domaine de compétence.
è Gestion des stocks des fournitures administratives et bureautiques. Rangement.
è Remplacement sur les missions d’un autre secrétaire en cas d’absence prévue ou imprévue et/ou en cas de surcharge ponctuelle de travail.
è Participation et implication dans la démarche qualité.
è Secrétariat de la direction de façon ponctuelle.
è Classement et archivage des documents / Organisation et gestion des archives.
Liaisons fonctionnelles
Cadres de santé formateurs – infirmiers formateurs.
Documentaliste.
Liens hiérarchiques
Directeur de l’IFMS.
Cadre supérieur de santé.
Adjoint des cadres administratif, dans sa fonction de coordination du secrétariat.
QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
Intitulé
Niveau recherché
S
A
M
E
CONNAISSANCES
Connaissance et utilisation des outils bureautiques : Word – Excel – Power Point – Outlook – Internet
X
Connaissance dans le champ règlementaire et législatif des principaux textes de la formation préparant au diplôme d’Etat aide-soignant.
X
Connaissance et application des directives émanant des tutelles (DREETS, Conseil Régional…).
X
SAVOIR FAIRE
Qualités rédactionnelles (maîtrise de l’orthographe, vocabulaire, syntaxe).
X
Prise de notes.
X
Repérage des priorités.
X
Organisation de son travail / Méthodologie.
X
Anticipation des différentes échéances.
X
Qualité d’accueil physique et téléphonique respectueuses.
X
Adaptabilité aux logiciels métiers.
X
Volonté d’évolution des processus qualité.
X
SAVOIR-ETRE
Rigueur
X
Autonomie et esprit d’initiative
X
Capacité d’adaptation
X
Résistance à la charge de travail
X
Respect de la hiérarchie
X
Qualité relationnelle
X
Sens du travail en équipe
X
Ecoute et compréhension
X
Ponctualité/Disponibilité
X
Confidentialité et respect de l’obligation de réserve/ Discrétion professionnelle
X
S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise
Profil
Pré requis obligatoires : Niveau II (BEP, Baccalauréat Pro gestion et administration, Baccalauréat Pro Secrétariat)
Pré requis souhaités : Expérience secrétariat, gestion administrative.
Conditions d’exercice
· Rythme de travail : 8h00 - 15h40 / 9h20 -17h00 du lundi au vendredi.
· Polyvalence des activités.
· Organisation des congés / RTT : selon la législation hospitalière et les règles de gestion du Centre Hospitalier et du fonctionnement de l’IFMS.
· Environnement de travail : Un bureau collectif aménagé, équipé de fournitures et d’un poste informatique, d’une liaison intranet, une ligne téléphonique.
· Exigences relationnelles : Travail en équipe secrétariat, avec l’équipe de direction ; communication avec les intervenants extérieurs, les étudiants/élèves, les formateurs.
· Utilisation des logiciels métiers FORMEIS, CPAGE et plateformes : KAIROS, SOLSTISS, Défi ASP…
· Assurer la continuité du secrétariat en cas d’absence.
· Présence obligatoire pour la sélection, la rentrée, les instances.
Profil recherché :
Pré requis obligatoires : Niveau II (BEP, Baccalauréat Pro gestion et administration, Baccalauréat Pro Secrétariat)
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