Chargé de la gestion des assemblées

Détails de l'offre

Famille de métiers Affaires juridiques > Prévention des risques juridiques et contentieux Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Il est garant du contenu des rapports et délibérations des assemblées plénières et commissions permanentes, dans le respect des textes et identifie naturellement les situations de conflits d'intérêt nécessitant un déport.

Il participe aux instances et aux commissions préparatoires (environ 50 réunions qui se tiennent en journée) pour lesquelles il assure la préparation en se référant au règlement intérieur.

Il prend en charge le processus de tenue des assemblées plénières (42 élus) de la phase d'envoi des invitations, à la phase de publication des délibérations, dans le respect du cadre juridique et des délais règlementaires.

A ce titre, il :
* intervient de manière anticipée au niveau de la préparation des consignes d'élaboration des recueils et de la convocation des conseillers départementaux (aws - sarthe légalité)
* suit l'élaboration des rapports et des délibérations (logiciel Airs délib) par les Directions métiers et est responsable de la tenue des délais et du contenu,
* prépare les fichiers qui permettent les recueils des votes en séance et le suivi des procurations,
* élabore les relevés de décisions, et centralise les résultats des votes (à mains levées) en collaboration avec les collègues du Pôle,
* met à disposition les recueils nécessaires à l'étude des affaires en amont des séances,
. prend en charge la procédure post séance à la fois par la réception de flux financiers et à la fois par la transmission dématérialisée de l'ensemble des éléments au contrôle de légalité, et adresse au prestataire les éléments nécessaires à la retranscription des débats,
* consolide les différents éléments préparant les PV en vue de leur adoption à la plénière suivante
* s'assure de la publication des actes sur intranet et internet en lien avec la Direction de la communication.

Il intervient dans un environnement fortement dématérialisé et procéduré et fait preuve de sang-froid pour gérer les imprévus.


De plus, dans une logique d'amélioration de la qualité entrante, il co-anime avec les collègues du Pôle des sessions d'information sur le droit des assemblées, la rédaction de rapports et délibérations et l'utilisation du logiciel métier (Airs délib).
Dans un esprit de modernisation et d'innovation, il participe activement à la vie du Pôle en se montrant force de proposition sur les pratiques professionnelles existantes et la recherche de gains potentiels, et contribue, par ses connaissances et son expérience professionnelle, à faire évoluer les pratiques en terme de déports, de rédaction des délibérations, de déroulement des séances (suspension, mode de votation, amendement). Sensible au thème du contrôle interne / responsabilité du gestionnaire public, il sait rester en veille.
Il peut être amené à travailler en mode projet en fonction des sujets à traiter par le Pôle.
Une première expérience en renouvellement d'une assemblée serait appréciée." Missions / conditions d'exercice Organisation et planification de réunions
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de délibérations
Organisation et gestion des assemblées délibérantes
Assistance et conseil auprès des élus et/ou de la direction
Conseil auprès des Managers
Conseil auprès des agents

COMPETENCES ATTENDUES
Savoirs
Connaissance des institutions
Connaissances de dispositions juridiques dans son domaine
Savoirs-faire
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions
Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
suivre les actions, vérifier l'efficacité des interventions
Travailler en coopération avec d'autres partenaires
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Concevoir des procédures
Formaliser, développer, et animer des processus de pilotage
Savoirs-être
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Faire preuve du sens des responsabilités
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Se montrer ouvert aux changements Profils recherchés Bac + 2
1 à 3 ans
Travail en équipe
Permis B
Disponibilités