Qui sommes-nous ?
Banque de gestion privée, la Banque Transatlantique est filiale de Crédit Mutuel Alliance Fédérale. Depuis plus d'un siècle, elle a acquis par la spécificité de ses services et de ses métiers, la confiance de sa clientèle : familles, entrepreneurs, Français en poste à l'étranger et étrangers en France, grandes fondations et associations et grandes entreprises pour la gestion de leurs plans d’actionnariat salariés.
La Banque est présente à Paris, en région et également à l'international à Londres, Bruxelles, Courtrai, Luxembourg, New York, San Francisco, Boston, Singapour, Hong Kong et Montréal.
Vos missions
Au sein de la Banque Transatlantique, Maison de gestion de fortune depuis 1881, l’équipe « Hospitality » est garante de l’expérience client au sein des locaux et véritable ambassadrice des valeurs de la Banque : Penser avec audace, Cultiver notre ouverture, Inspirer l’excellence.
En binôme avec l'Hospitality Manager et sous la supervision de la Responsable d'Équipe, nous recherchons un(e) Chargé(e) Hospitality et Accueil d'Événements pour un stage de 4 à 6 mois.
Au sein de cette équipe, vous serez responsable de la bonne organisation des événements au sein du bâtiment Roosevelt, célèbre pour son style Art Déco des années 30. Ce bâtiment accueille régulièrement des événements internes au groupe Crédit Mutuel ainsi que des événements pour des personnes externes à la banque, qui souhaitent utiliser nos espaces pour leurs besoins spécifiques. Vous serez également en charge de l'organisation de rencontres telles que les petits-déjeuners et déjeuners.
Les missions sont les suivantes :
Hospitality/Accueil : 60%
1. - Gérer le calendrier des salles de déjeuner, où les collaborateurs peuvent inviter des clients à déjeuner.
2. - Coordonner le calendrier Outlook des différents espaces d’accueil et salons clients.
3. - Communiquer le planning des salles déjeuners, ainsi que les changements au chef et à son équipe.
4. - Imprimer les menus des déjeuners.
5. - Gérer et créer les invitations pour les déjeuners et petits-déjeuners.
6. - Participer à l'optimisation des processus internes en collaborant avec l'équipe pour structurer et améliorer les méthodes de travail.
Assistance aux évènements : 40%
7. - Gérer la mise en place des événements déjà briefés pour les clients et partenaires, en choisissant les salles appropriées et en assurant la coordination sur le terrain.
8. - Assurer le suivi et la communication entre les différents acteurs pour l’organisation et la logistique des événements (sécurité, guichet, moyens généraux, collaborateurs, chef et divers prestataires intervenants).
9. - Mettre à jour les dossiers des évènements, chercher les informations manquantes, faire un suivi des devis/factures.
-> Assurer, si nécessaire, une permanence au Desk Accueil : accueillir les clients en soutien auprès de l’équipe DAV (accueil des rendez-vous et visites en salle des coffres).
Ce que nous allons aimer chez vous
10. - Personne motivée, déterminée, avec un véritable sens de l’organisation
11. - Esprit d’équipe et d’initiative
12. - Personne cherchant à acquérir une première expérience en gestion d’évènementiel et d’Hospitality, en cours ou en stage de fin d’études.
13. - Une formation en événementiel et/ou hôtellerie est un plus.
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