L'assistante administrative très qualifiée assure la gestion administrative globale de l'entreprise avec un haut niveau d'autonomie, de rigueur et de confidentialité. Elle est un point d'entrée clé pour les interlocuteurs internes et externes, garantit la fiabilité des informations traitées et contribue activement à la performance administrative via une gestion experte des documents et de l'ERP de l'entreprise.
Accueil & communication :
- Accueil téléphonique professionnel des interlocuteurs internes et externes
- Réception, filtrage et orientation des appels
- Analyse des demandes, prise de messages précis et suivi des actions
- Interface administrative de référence pour les clients et partenaires
Gestion administrative générale :
- Gestion des courriers, emails et documents administratifs
- Rédaction, mise en forme et suivi de courriers, rapports et comptes rendus sur certains dossiers
- Gestion des contrats (suivi de la gestion des contrats entrées et sorties)
- Classement et archivage des documents (papier et numérique)
Gestion administrative avancée des documents :
- Gestion rigoureuse et structurée des documents stratégiques de l'entreprise
- Suivi, mise à jour et archivage des contrats de maintenance (échéances, renouvellements, conformité)
- Constitution, suivi et mise à jour des dossiers de formation (inscriptions, conventions, attestations, documents réglementaires)
Gestion administrative des encaissements :
- Suivi des règlements clients
- Enregistrement et contrôle des encaissements dans l'ERP interne
- Vérification de la conformité des paiements et suivi bancaire des prélèvements
- Transmission des informations au service comptable
- Garantie de la traçabilité, de la conformité et de la confidentialité des documents
- Mise en place et amélioration continue des procédures de gestion documentaire
Gestion de l'ERP de l'entreprise :
- Saisie, mise à jour et contrôle des données administratives dans l'ERP
- Création et suivi des dossiers clients, fournisseurs et partenaires
- Fiabilisation des bases de données et respect des procédures internes
- Interface entre les utilisateurs internes et le système d'information
Gestion financière et comptable (selon organisation) :
- Suivi des factures clients et fournisseurs
- Préparation des éléments pour le cabinet comptable
- Suivi des règlements, relances et tableaux de bord
- Gestion des contrôles des notes de frais
- Gestion des contrôles des suivis horaires
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