Objectif du poste : Assurer le suivi complet des commandes clients, du traitement initial à la livraison, en garantissant le respect des délais, des conditions convenues, et en coordonnant les échanges avec les fabricants, les transporteurs et les clients.
Responsabilités principales :
1. Gestion des commandes :
- Réception des commandes des agents, clients, importateurs ou collaborateurs
internes.
- Vérification de la conformité du bon de commande.
- Placement de la commande auprès du fabricant dans un délai de 3 jours
ouvrables.
- Création et organisation d'un dossier de commande sur le cloud.
- Enregistrement de la commande dans le tableau de suivi selon les règles en
vigueur.
2. Relations avec les fournisseurs :
- Envoi de la commande et demande de proforma.
- Contrôle de la conformité de la proforma : quantités, prix, conditions de paiement, adresse de livraison, etc.
- Suppression des anciennes versions de la proforma, conservation uniquement des documents à jour.
3. Émission de la proforma client :
- Rédaction de la proforma client basée sur la proforma fournisseur.
- Envoi à l'agent ou au client avec un message standard de confirmation.
- Activation de la production uniquement après réception de la confirmation écrite du client.
4. Suivi des délais :
- Demande et suivi des dates de disponibilité des produits.
- Rappels réguliers au fournisseur en cas de retard.
- Reconfirmation de la commande avec le client en cas de report du cycle de production (tous les 60 jours).
5. Logistique et douane :
- Coordination avec les transporteurs et les transitaires.
- Préparation et vérification des documents d'expédition et douaniers.
- Suivi des marchandises jusqu'à l'arrivée en entrepôt.
6. Documentation qualité produit :
- Collecte des documents qualité auprès des fournisseurs selon les demandes des clients : résultats d'analyses, déclarations de conformité/qualité, maquettes des étiquettes et contre-étiquettes, et tout autre document relatif aux produits.
7. Réclamations et logistique entrepôt :
- Traitement des réclamations clients.
- Contrôle des expéditions en termes de délais et conformité.
- Gestion des flux sur entrepôts de transit.
8. Communication d'information :
- Information régulière des agents/clients sur les statuts des commandes, délais et paiements.
- Remontée des incidents ou retards auprès de la direction.
Tâches complémentaires :
- Participation aux négociations et à la correspondance avec les fournisseurs étrangers.
- Maintien des bases de données à jour et conforme aux normes internes.
- Archivage rigoureux et actualisation des documents contractuels et logistiques.
Profil recherché :
- Étudiant(e) en formation Bac +2/3 en logistique, commerce international, supply chain
ou gestion
- Bon relationnel, rigueur, sens de l'organisation
- Aisance avec les outils bureautiques (Excel, Google Drive)
- Maîtrise de l'anglais et russe (écrit/oral) appréciée
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