Administrative assistant (h/f/n)

Au sein de votre équipe Oneteam Notre Direction juridique agit au cœur de l’entreprise. Elle accompagne la croissance du Groupe OVHcloud grâce à son expertise multidisciplinaire et son approche business-oriented. Elle cultive le sens du service et de la pédagogie. Sous le management de notre Chief Legal Officer, vous assurez un support administratif et opérationnel complet à la Direction Juridique, en garantissant la fluidité des processus documentaires, la complétude des reporting, le suivi budgétaire et l’assistance aux membres de l’équipe. Vos principales responsabilités: Mission 1 : Gestion documentaire & opérations administratives juridiques - Gérer les courriers entrants et sortants (physiques et électroniques) : réception, diffusion, suivi, archivage sécurisé - Coordonner les circuits de validation et de signature de tous documents (y compris via outils de signature électronique), en veillant au respect des procédures internes - Rédiger, mettre en forme et relire des documents juridiques et institutionnels (courriers, mémos, présentations, notes, modèles contractuels, etc.) - Organiser et maintenir un système de classement structuré et conforme (papier et numérique) - Assurer la mise à jour permanente des bases documentaires (y compris tableaux de suivi) et de la liste des prestataires juridiques - Assurer la cohérence et la mise à jour des pages Intranet relatives de la Direction Juridique - Contribuer à l’optimisation continue des processus administratifs du département - Assurer le suivi administratif du cycle de vie des contrats (échéances, renouvellements, signatures) Mission 2 : Suivi budgétaire & gestion administrative financière - Gérer les bons de commande, les demandes d’achat et le traitement des factures dans les délais applicables en lien avec la Direction Financière - Assurer le suivi des dépenses du département juridique - Être l’interlocuteur administratif des prestataires de la Direction Juridique (ex : cabinets d’avocats, traducteurs, etc) pour les sujets liés à la facturation - Tenir à jour les tableaux de suivi budgétaire et l’archivage des pièces comptables - Assurer le suivi et l’optimisation des abonnements de la Direction Juridique (outils en ligne, documentation, etc) pour accompagner les besoins de l’Equipe. Mission 3 : Assistance aux membres de la Direction Juridique - Organiser des évènements (séminaire, formation, etc) - Organiser les déplacements professionnels (réservations, logistique, notes de frais le cas échéant) - Planifier et coordonner les réunions internes et externes, en assurant une gestion proactive des agendas - Préparer les supports nécessaires aux réunions et assurer le suivi administratif associé - Organiser l’accueil des visiteurs et interlocuteurs externes (cabinets d’avocats, notaires, partenaires, autorités, etc.) - Garantir la confidentialité des informations traitées - Aider à l’accueil des nouveaux arrivants et assurer la mise à jour des mailing lists. Compétences requises Vous disposez de 5 ans d’expérience minimum sur un poste d’assistanat administratif, idéalement au sein : d’une Direction Juridique d’entreprise d’un cabinet d’avocats d’un environnement corporate exigeant Compétences techniques - Sensibilisation aux obligations de confidentialité et de conformité (ex. RGPD) - Maîtrise des principes d’archivage et de gestion documentaire - Connaissance des processus de gestion budgétaire et de facturation - Excellente maîtrise du Pack Office (Word avancé, PowerPoint, Excel) - Utilisation d’outils de signature électronique - Aisance avec les systèmes de gestion documentaire (DMS) - Connaissance d’un ERP ou logiciel de gestion financière Les qualités suivantes sont indispensables pour votre réussite sur ce poste : Organisation Confidentialité/Discrétion Autonomie Flexibilité / Adaptation Sens du relationnel