Responsable (h/f) - 100% - bureau des archives et courriers

MISSIONS ET ACTIVITES :



Gestion du courrier papier :

- Traitement du courrier : ouverture des plis destinés à la direction générale et aux services concernés et assurer la réception des courriers envoyés en recommandé ;

- Enregistrement du courrier sur une base de données, logiciel Mercure ;

- Enregistrement des recommandés, soit Mercure, soit dans le fichier excel

- Enregistrement des données selon des critères définis, des procédures et selon un plan de classement ;

- Transmission des courriers ne suscitant pas d’enregistrement dans les différents secteurs de l’administration

- Réception et enregistrement des assignations devant les tribunaux qui sont déposées par les commissaires de justice,



Gestion du courrier électronique :

- Gestion de différentes boites mails

- Réorientation des courriels vers les directions concernées

- Gestion de la boite e-mails HUS-Alerte (MARS, Alertes, enregistrement et classement)



Gestion des parapheurs :

- Préparation du parapheur courrier du Directeur Général et son suivi au quotidien.



Archives :

- Rechercher des courriers et dossiers sollicités par les différentes directions

- Gestion des anciennes archives



Autres travaux :

- Enregistrement du Conseil de Surveillance et des Décisions du Directeur Général dans un registre officiel, envoi et classement des extraits,

- Archivage des instances : CODIR - Directoire, CME, F3SCT, CSE, CMSIRT, GHT, COSTRAT,

- Associations siège HUS enregistrement dossier suivi,

- Associations des bénévoles en lien avec la Direction des Usagers,

- Gestion des ouvrages pour les médaillés,

- Archivage vers les combles avant transfert vers les archives municipales,

- Gestion de la plate-forme espace-clients RELYENS

- Enregistrement des courriers contentieux et classement des courriers type agressions, article 40, autres (ex : vol de tampons, ordonnances).

- Aide au secrétariat de la Direction Générale, accueil, prise des lignes téléphoniques,

- Gestion des clés bureaux, signalisation de l’étage de la Direction Générale,

- Signalétique des bureaux et boite à lettres des membres de l’équipe de direction et services,

- Suivi des commandes, fournitures, maintenance du matériel et équipement (imprimantes scanners et photocopieur, demande d’intervention).



Projets :

- Proposer et mener un projet de dématérialisation des archives.



Le ou la responsable du bureau archives et courrier organise les missions à effectuer en lien avec l’autre agent présent pour mener à bien ces missions.