L'Assistant(e) de Direction est le collaborateur clé qui assiste un ou plusieurs responsables (cadre dirigeant, directeur) afin d'optimiser la gestion de leur activité, leur organisation personnelle et la coordination de l'information au sein de la structure. Il/Elle assure l'interface entre la Direction et ses interlocuteurs internes et externes.
MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES
A. Gestion Administrative et Organisationnelle de la Direction
- Gestion de l'agenda et du planning : Organiser les rendez-vous, gérer un ou plusieurs agendas complexes et changeants, anticiper les priorités.
- Accueil et communication : Filtrer les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs, gérer le courrier physique et électronique, assurer la transmission des informations (notes de service, décisions) en interne et en externe.
- Préparation et suivi des dossiers : Constituer, synthétiser et mettre à jour les dossiers professionnels (juridiques, commerciaux, financiers) et préparer les éléments nécessaires à la prise de décision.
- Organisation de réunions et d'événements : Préparer, convoquer, réserver les salles, rassembler les documents et rédiger les comptes rendus de réunions (Comité de Direction, réunions de service, séminaires, etc.).
B. Support de Gestion et Suivi d'Activité
- Conception d'outils de pilotage : Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et des outils de suivi d'activité (reporting).
- Gestion budgétaire et comptable de proximité : Suivre les notes de frais, réaliser des commandes de fournitures/matériel et assurer le suivi budgétaire courant de la direction.
- Gestion de contrats : Assurer le suivi administratif de certains contrats.
- Gestion documentaire : Organiser le classement, l'archivage (physique et numérique) et la veille réglementaire/documentaire.
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances en gestion administrative
Maîtrise avancée du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Excellentes capacités rédactionnelles (syntaxe, grammaire, orthographe).
Sens de l'organisation et rigueur méthodologique.
Discrétion et respect absolu de la confidentialité.
Proactivité et capacité d'anticipation des besoins.
Autonomie et sens des responsabilités.
Aisance relationnelle et sens du service (interface interne/externe).
Résistance au stress et capacité à gérer les urgences/priorités.
PROFIL RECHERCHES :
Bac+2 minimum
1 à 3 ans d'expérience dans une fonction similaire
Réelle motivation
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