Exerçant sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de cabinet, l'assistante (F/H) ) de direction assure l'assistanat, le secrétariat ainsi que la gestion de l'agenda du PDG du CNRS.
Activités
- Assurer les travaux classiques de secrétariat de la présidence : gestion de l'agenda du PDG, gestion des interlocuteurs et interlocutrices ( téléphone, mails, rendez-vous), rédaction, diffusion de notes ou correspondances à partir de consignes orales ou écrites
- planifier, organiser et assurer le suivi des réunions, rencontres, manifestations nationales et internationales et en assurer la logistique
- Elaborer des actes de gestion comptable et financière correspondant
- constituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous quotidiens du PDG en rassemblant informations et documents
- accompagner l'activité du cabinet de la présidence et du pôle affaire publiques
- alimenter et exploiter les bases de données relatives au domaine d'intervention
- classer et archiver des documents
Compétences
Connaissances
• Facilité avec les outils bureautiques et informatiques de gestion
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Culture internet
• Techniques de communication
Compétences opérationnelles
• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les populations concernées
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Utiliser les outils bureautiques
Compétences comportementales
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Réactivité
• Polyvalence
• Sens relationnel
Contexte de travail
Le président-directeur général du CNRS définit la politique générale de l’établissement dans le cadre des orientations arrêtées par le conseil d’administration et assure la direction scientifique, administrative et financière du centre. Il conduit les relations de l’organisme avec les établissements d’enseignement supérieur et de recherche et avec les partenaires socio-économiques. Pour cela, il s'appuie sur trois directions générales déléguées - à la science (DGD-S), aux ressources (DGD-R) et à l’innovation (DGD-I) - ainsi que sur un cabinet et des conseillers/chargés de mission. Le Président, le DGD-S, le DGD-R, le DGD-I et la Directrice de cabinet composent le Directoire.
L'assistant/e en gestion administrative et financière exercera ses fonctions au sein du bureau du secrétariat de la Présidence, composé de 3 personnes, sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe de cabinet.
Le poste est localisé au siège du CNRS dans le 16ème arrondissement de Paris.
Le président-directeur général du CNRS définit la politique générale de l’établissement dans le cadre des orientations arrêtées par le conseil d’administration et assure la direction scientifique, administrative et financière du centre. Il conduit les relations de l’organisme avec les établissements d’enseignement supérieur et de recherche et avec les partenaires socio-économiques. Pour cela, il s'appuie sur trois directions générales déléguées - à la science (DGD-S), aux ressources (DGD-R) et à l’innovation (DGD-I) - ainsi que sur un cabinet et des conseillers/chargés de mission. Le Président, le DGD-S, le DGD-R, le DGD-I et la Directrice de cabinet composent le Directoire.
L'assistant/e en gestion administrative et financière exercera ses fonctions au sein du bureau du secrétariat de la Présidence, composé de 3 personnes, sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe de cabinet.
Le poste est localisé au siège du CNRS dans le 16ème arrondissement de Paris.
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