Sous l'autorité de la cheffe du service formation, vous animez, organisez et contrôlez les opérations de gestion administrative de scolarité des étudiants inscrits en PASS et en LAS (option santé). À ce titre, vous assurez l'encadrement d'une équipe de 3 agents. Activités Encadrer, animer et piloter le bureau PASS/LAS : - Organiser, animer et réguler l'activité du bureau (environ 1 800 étudiants )en fonction d'un calendrier et des pics d'activités - Participer de façon hebdomadaire aux réunions de pilotage PASS-LAS avec élus étudiants et responsables pédagogiques - Produire des statistiques institutionnelles (ministère, équipes pédagogiques, étudiants) - Modéliser les structures d'enseignements sur APOGEE, paramétrer les campagnes d'inscription… Organiser et sécuriser des contrôles continus numériques : - Gérer l'organisation matérielle, pédagogique et administrative des épreuves numériques : répartition des étudiants, convocation et formation des surveillants, élaboration du calendrier, préparation des jurys - Assurer la gestion des aménagements d'épreuves en lien avec le service de santé universitaire et le service handicap Élaborer et appliquer le cadre réglementaire : - Rédiger et mettre à jour le règlement des études PASS-LAS, en lien avec les responsables pédagogiques et les présenter en comité de pilotage pour validation - Diffuser les informations réglementaires auprès des étudiants, enseignants et surveillants Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants PASS-LAS : - Organiser la chaîne d'inscription (primo-arrivants et réinscriptions) - Gérer les dossiers spécifiques (hors académie, annulations, réorientations) - Assurer le suivi des candidatures via Parcoursup - Gérer et suivre des Demande d'Admission Préalable (DAP) - Accueillir, informer et accompagner des étudiants - Assurer l'organisation des journées de prérentrée et de la journée du lycéen - Suivre les emplois du temps et l'organisation des enseignements - Gestion du tutorat : inscriptions, affectations, coordination avec les enseignants référents Assurer l'affectation des étudiants admis en filières de santé : - Mettre en œuvre des procédures Apogée pour l'affectation en : médecine, pharmacie, maïeutique, odontologie, kinésithérapie, ergothérapie - Élaborer des documents explicatifs à destination des étudiants - Suivi administratif des affectations après le semestre 2 Restriction ou contraintes liées au poste : Certaines réunions pourront se tenir à partir de 17h. Un pic d'activité est à prévoir au moment des inscriptions, des jurys et du concours. - Connaissances générales sur la réglementation des études du premier cycle des études de santé souhaitable - Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers (APOGEE, UNESS, Parcoursup) - Capacité à coordonner et animer une équipe - Disposer de capacités managériales et savoir encourager l'esprit d'équipe, l'autonomie et l'esprit d'initiative - Capacité à communiquer et à diffuser efficacement l'information à divers interlocuteurs - Capacité d'analyse et de synthèse, savoir établir des documents facilement exploitables par le service (règlement, procédures) - Sens de l'organisation, rigueur et réactivité dans la gestion des priorités - Esprit d'initiative, autonomie et capacité à rendre compte de son activité - Aptitude à travailler en équipe et en collaboration avec les enseignants et services administratifs - Capacité à gérer les priorités et les pics d'activités - Niveau BAC 2 minimum - Expérience similaire ou managériales appréciée Le Secteur Santé regroupe les UFR de Médecine, de Pharmacie ainsi que les formations paramédicales auxquelles s'ajoutent des formations de Licence et Master. Le secteur santé compte 349 personnels enseignants et non-enseignants, 111 personnels administratifs et techniques pour un total de plus de 10 000 étudiants. Les formations dans le secteur de la santé se caractérisent par une dématérialisation des examens, qui se déroulent sur tablettes numériques via la plateforme nationale UNESS. Cette organisation repose sur l'appui d'ingénieurs pédagogiques et informatiques dédiés.
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