Assistant de direction 56 h/f

Créé il y a plus de 25 ans dans le monde agricole, le Groupe Mutualia est composé d'une Union Mutualiste de Groupe à laquelle sont affiliées une Union de Réassurance et trois Mutuelles de complémentaire santé et prévoyance réparties sur l'ensemble du territoire français.

Mutualia Grand Ouest couvre 20 départements sur le Grand Ouest. Nous avons la labellisation RSE et soutenons le développement de la Responsabilité Sociale des Entreprises sur notre territoire et la prévention, notamment au travers de notre Fondation.

Rattaché(e) à la Direction Générale, Mutualia Grand Ouest recrute un(e) Assistant(e) de Direction (F/H), au siège de Vannes (56). Vos missions

Gestion des tâches administratives et interface avec les interlocuteurs internes et externes :
- Réceptionner et répondre aux demandes par courriers, messagerie, appels téléphoniques
- Préparer des présentations et des rapports pour les réunions de direction, rassembler les données nécessaires et formater les documents,
- Rédiger des documents de communication interne,
- Suivre l'avancement des dossiers, assurer la conformité aux procédures,
- Assurer le suivi administratif des échéances et engagements des conventions, contrats avec les différents partenaires.

Préparation et organisation des différentes instances de l'organisme :
- Convoquer aux instances, organiser la logistique des déplacements et effectuer des réservations, organiser et préparer des comités et commissions, suivre les présences, mettre en forme et diffuser des comptes-rendus,
- Organiser et coordonner des événements de l'entreprise (séminaires)

Traitement des frais de déplacement et factures relevant de son activité
- Réaliser les démarches administratives et déclaratives afférentes au traitement des frais.

Elaboration et mise en oeuvre des outils de suivi de l'activité
- Construire des tableaux de bord de suivi de l'activité,
- Assurer le suivi d'indicateurs lié à l'activité.