Assistant administratif (m/f) (réf. f00038631)

Qui recrute ?

Administration pénitentiaire

Missions

1. Assurer l’organisation et la gestion du service accueil visiteurs dans le respect des règles et procédures définies afin de garantir le bon déroulement des visites des détenus.
2. Rôles et tâches: Accueil et encadrement des visiteurs des détenus: Assurer l’accueil physique et téléphonique; Gestion des visiteurs (point d’information); Rédiger des notes de service et d’autres documents (guides, brochures).
3. Organisation et gestion des visites: Gestion des temps de visite; Coordination et gestion des rendez-vous; Gestion de la salle de visite et des parloirs.
4. Gestion administrative des dossiers des visiteurs des détenus: Gérer le suivi des demandes et des permis de visites; Gérer la qualité des demandes et des permis de visites, classer et/ou transférer des documents; Assurer la documentation et l'archivage; Prendre des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (autres unités organisationnelles, agents, personnes et organismes externes); Traitement du courrier des détenus en relation avec les visites; Tenir à jour des données et des bases de données.

Profil

Compétences techniques

5. Compétences métiers: Législation et réglementation: Disposer de connaissances de la législation et réglementation du domaine d'intervention.
6. Procédures internes/méthodologie: Connaître les procédures internes du domaine d'intervention (Manuel de service).
7. Aptitudes techniques: Savoir travailler avec les outils techniques disponibles dans le service pour le domaine d'intervention.
8. Compétences support: Applications bureautiques: Savoir travailler avec Outlook, Excel et Word.
9. Logiciels spécifiques: Connaître les outils informatiques mis en place pour le domaine concerné: Matériel et outillage: Savoir utiliser les supports destinés à soutenir et à accompagner les différents processus dans les différents domaines d'activités de la fonction.

Compétences comportementales

10. Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
11. Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
12. Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
13. Conseiller : Vous fournissez des conseils et développez une relation de confiance basée sur votre crédibilité, vous faites des recommandations dans l’intérêt de l’organisation et du client-usager;
14. Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
15. Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
16. S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
17. S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste est réservé aux lauréats de l’examen-concours

Les candidats ayant réussi à la partie générale de l’examen-concours restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Les candidats postulant au poste vacant devront participer à une épreuve spéciale organisée par l’administration qui recrute. Obtenez plus de détails sur les .

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le .

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe de traitement B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’examen-concours (document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

18. Nom(s) et prénom(s)
19. Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
20. Nationalité
21. Adresse électronique
22. Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
23. Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
24. Expérience professionnelle
25. Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).