Publiée le 3 mai
Mission du poste
L'Atelier d'architecture ARKEDIF, recherche un(e) Assistant (e) administratif (ve) pour un poste à pourvoir en CDI, à temps complet, à partir de septembre 2026. À propos de l'agence : Agence d'architecture basée à Nevers (58), intervenant sur des projets variés (logements / tertiaire / équipements / industrie), principalement en marchés publics, sans exclure les marchés privés. Structure à taille humaine, l'Atelier ARKEDIF place la rigueur administrative, la qualité des dossiers et la relation client au sein de son fonctionnement. Rattachement hiérarchique : Architecte DE-HMONP / Responsable de l'agence Missions principales : 1. Gestion administrative et organisation de l'agence -Assurer l'accueil et l'interface entre l'agence et ses interlocuteurs / accueil physique et téléphonique (gestion du standard) -Travaux de secrétariat courant, rédaction de courriers et courriels, gestion des emails -Assurer la diffusion des informations aux parties prenantes des projets (internes et externes) à l'aide des canaux de communication dédiés -Gestion du courrier, classement et archivage (papier et numérique) -Aide à l'organisation des agendas, réunions, prises de rendez-vous commerciaux -Participer à la cohésion interne de l'agence et à la diffusion d'informations sociales -Gestion du temps de travail du personnel : congés / RTT, absences -Suivi administratif courant de l'agence -Réalisation de diverses tâches administratives selon les besoins du service -Suivi pour renouvellement / résiliation des différents contrats avec les prestataires selon décision de sa supérieure hiérarchique -Gestion des commandes et livraisons diverses / approvisionnement des consommables (remplacement consommables sur photocopieur) -Réception et envoi de courriers / colis (machine à affranchir le courrier) -Interactions avec la direction et le personnel de l'agence ainsi qu'avec les acteurs externes (prestataires, entreprises, administrations) 2. Suivi administratif des projets -Création, gestion et mise à jour des dossiers de projets -Rédaction et mise en forme de documents administratifs -Suivi des pièces contractuelles et réglementaires 3. Marchés publics - Candidatures & suivi -Réaliser une veille des appels d'offres / transmission des propositions à la direction de l'agence -Aide à la préparation des dossiers de candidatures aux marchés publics : constitution et mise à jour des pièces administratives (DC1, DC2, DUME, attestations, assurances, références) -Collecter et assurer le montage et la complétude des dossiers de candidatures et d'offres -Préparation des dossiers de réponse (volet administratif) -Gestion des plateformes de dématérialisation -Mise en forme et vérification de la conformité des dossiers avant dépôt -Suivi administratif à chaque phase des consultations (lancement, question/réponse, notification, attribution) 4. Marchés publics notifiés & Chorus Pro -Suivi administratif des marchés publics attribués : -Gestion de la facturation MOE sur Chorus Pro : * dépôt / validation et suivi des factures * gestion des rejets et corrections * suivi des délais de paiement 5. Gestion financière & facturation -Émission et suivi des factures clients -Suivi des honoraires par projet -Relances clients -Préparation des éléments comptables nécessaires au cabinet d'expertise comptable externe à l'agence Profil recherché > Compétences -Formation en assistanat administratif, technique, gestion ou équivalent : Bac +2 / Bac +3 : BTS Secrétariat / BTS SAM / Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA), Bachelor en management, administration, gestion -Expérience minimum de 3 ans et significative en secrétariat / assistanat administratif et technique (agence d'architecture / MOEX ou maîtrise d'ouvrage / bureaux d'études ou d'ingénierie / entreprise générale de bâtiment TCE) -Expérience indispensable en procédures de marchés publics (appel d'offres/candidatures / suivi / Chorus Pro) -Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PDF, Outlook) et maîtrise totale et indispensable de la plateforme Chorus Pro) -Excellent niveau en Français à l'écrit comme à l'oral, capacité rédactionnelle -Aisance relationnelle et goût du travail en équipe > Qualités personnelles -Organisation, méthode, rigueur et sens du détail -Réactivité, capacité d'adaptation et de gestion des priorités, autonomie et fiabilité -Discrétion et sens de la confidentialité -Bon relationnel, esprit d'équipe -Bonne aisance rédactionnelle, orthographe irréprochable, très bon niveau de syntaxe Salaire et avantages : -Rémunération adaptée au profil, à l'expérience, la compétence et l'autonomie. -CDI - 37 h/hebdo + RTT Candidature Le recrutement se fera uniquement sur réception de CV ET lettre de motivation. 24350€ - 30950€
