Affectation
Service : Service de scolarité des examens
Lieu de travail : 92 rue d’Assas 75006 Paris
Votre environnement de travail
En tant que gestionnaire d’examens, vous intégrerez l’équipe de la Direction des études et de la formation (DEF).
La DEF se compose de six services : la scolarité de licence, les scolarités de master, le service des enseignements, le service des examens et la scolarité de son campus de Melun. La direction est présente sur les quatre principaux sites de l’université (Assas, Panthéon, Vaugirard et Melun) et regroupe une cinquantaine d’agents.
Votre poste est affecté au service de scolarité des examens, au centre Assas, au sein d’une équipe de 5 personnes, composée d’un chef de service, d’un adjoint et de trois gestionnaires.
Vos missions
Le gestionnaire est placé sous la responsabilité du chef de service des examens.
Il assure le bon déroulé des examens de capacité, licence, master 1 et master 2 (hors droit) de la planification des épreuves à la saisie des notes dans Apogée. Les examens se déroulent en deux sessions. La première session se compose des examens terminaux du 1er semestre (décembre-janvier) et du 2e semestre (avril-mai). La seconde session, dite de rattrapages, se déroule au mois de juin.
Le gestionnaire travaille en étroite collaboration avec les autres membres du service. Il est également amené à échanger régulièrement avec les services partenaires : direction des études et de la formation (DEF) scolarités et enseignements, direction des systèmes d’information (DSI), direction de la stratégie et des partenariats internationaux (DSPI), service d’impression etc…
Vos activités
1. Planification et organisation des épreuves écrites : préparation du calendrier, préparation des dossiers d’organisations des épreuves (classement des listes d’émargements, procès-verbaux, codes-barres etc) ;
2. Préparation du concours de l’université ;
3. Gestion des enseignants vacataires : vœux, saisie des vœux, affectation à des corrections ou des jurys d’oraux, envoi des listes aux professeurs, états d’heures pour mise en paiement.
Dans le cadre des missions relevant du service des examens, l'agent collabore également aux tâches principales du service :
4. Préparation des épreuves écrites et orales des examens : aide à l’élaboration et saisie du calendrier des épreuves ;
5. Gestion des copies : convocations et relances des correcteurs, comptage des copies après les épreuves et répartitions pour les correcteurs, remontée des notes dans Apogée, vérification des notes et classement pour consultations des copies ;
6. Assurer son aide afin d’assurer le bon déroulement des épreuves écrites et orales ;
7. Accueillir les enseignants, surveillants, vacataires et étudiants.
Exprimez votre potentiel
Connaissances, savoirs
8. Connaître les textes règlementaires relatifs aux diplômes de l'université et à l’organisation des examens ;
9. Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche et de l’université.
Savoir-faire
10. Maîtriser les techniques de communication écrites et orales ;
11. Maîtriser l’environnement bureautique (Word, Excel) ;
12. Maîtriser les logiciels métiers Apogée, Périclès, Page, CELCAT serait un plus.
Savoir-être
13. Savoir travailler en autonomie et en équipe ;
14. Posséder le sens de l’organisation, de l’anticipation ;
15. Savoir prendre des initiatives et assumer des responsabilités ;
16. Faire preuve de rigueur et réaliser une tâche dans le respect des procédures ;
17. Capacités d’adaptation et de réactivité ;
18. Qualités relationnelles, aptitude à travailler en équipe ;
19. Aptitude à gérer le stress ;
20. Capacité d’écoute, diplomatie et discrétion.
Conditions particulières du poste
Le cadre
21. Poste de travail en open-space ;
22. Équipe de 5 personnes composée du chef de service et de 4 gestionnaires ;
23. Cadre agréable.
Les contraintes
24. Grande disponibilité pendant les périodes des examens ;
25. Fortes contraintes de calendrier ;
26. Devoir de réserve et de confidentialité ;
27. Obligation de résultat, respects stricts des délais.
Pour candidater
Envoyer impérativement
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