Gestionnaire administratif(ve)

Contexte :


Dans le cadre d’un remplacement pour congé maternité, nous recherchons un(e) Gestionnaire Administratif(ve) afin de rejoindre la maison Montex. Rattaché(e) directement à la Directrice Générale, vous jouerez un rôle clé dans la coordination de l’administration générale de la société. Véritable pilier du fonctionnement quotidien, vous évoluerez au cœur de la vie de la maison et collaborerez étroitement avec l’ensemble des départements.


Missions principales :


1/ Être un relais RH de proximité :

* Assurer l’onboarding logistique des nouveaux arrivants (accès et matériels informatiques, accès restaurant d’entreprise, formation à l’outil de suivi du temps de travail, etc).
* Assurer l'administration et le suivi de la gestion des temps avec l'aide du logiciel KELIO (suivi des absences, des heures supplémentaires, remontée des anomalies auprès de l’équipe RH, etc.) et transmettre chaque début de mois les éléments variables de paie au service RH.
* Garantir le suivi des procédures spécifiques de gestion du temps auprès des salariés.
* Suivre les informations et mise à jour des tableaux à l’attention de la DIRECCTE.
* Assurer en période de collection, un suivi renforcé selon les procédures en vigueur.
* Mise à jour quotidienne du planning d’absence sur le serveur commun.
* Suivi et intégration des intérimaires (suivi des temps, factures, relation avec les agences), des freelances et des stagiaires/alternants.
* Gestion des chèques CESU et tickets restaurants.
* Suivi des avances de frais permanente.


2/ Être l’interlocuteur(rice) privilégié(e) de la Maison en matière de comptabilité :

* Création des fournisseurs dans notre ERP D365.
* Gérer et suivre mensuellement les notes de frais des équipes.
* Tenir et gérer la caisse.
* Effectuer la remise des chèques.
* Suivi des factures free-lance et frais généraux.
* Assurer un suivi spécifique des free-lance (bon de commande, suivi des factures).


3/ Garantir le bon fonctionnement des Services Généraux de la Maison

* Assurer la transmission des informations (appels, courriers, messages électroniques entrants & sortants), et l’accueil physique au sein de la Maison (clients, fournisseurs, partenaires, visiteurs, candidats, etc).
* Interlocutrice des différents prestataires du 19M (ménage, manutention, hotline, pc sécurité)
* Intendance en période de collection (logistique des repas)
* Gestion de différentes demandes d’achats généraux (fournitures, …).


4/ Assurer l’assistanat divers auprès de la Direction Générale (évènements, déplacements, …).


Profil :


Issu(e) d’une formation Bac +2 en assistanat de manager, comptabilité ou gestion de la paie, vous justifiez d’une expérience significative d’au moins 4 ans sur un poste similaire.


Vous évoluez avec aisance dans un environnement rythmé par les collections et savez travailler dans le respect de délais exigeants.


La maîtrise des outils informatiques, notamment Excel, est indispensable.


La connaissance du logiciel de gestion des temps KELIO, ainsi que de D365, serait fortement appréciée.


Reconnu(e) pour votre agilité et votre rigueur, vous appréciez de passer rapidement d’un sujet à l’autre tout en maintenant un haut niveau de service.


Votre sens du service et votre esprit d’initiative seront des atouts essentiels pour réussir dans cette mission.


Lieu de travail : le19M, Paris 19ème

Contrat : CDD