Le Centre Hospitalier Universitaire d’Orléans recrute un Assistant Médico-Administratif Référent (H/F) à temps plein au sein de la Coordination des Secrétariats Médicaux.
VOS MISSIONS :
Management d’équipe et gestion des ressources humaines :
1. Travail en collaboration avec la coordinatrice des secrétariats médicaux,
2. Participation aux audits organisationnels des secrétariats médicaux en lien avec les pôles et les services concernés,
3. Accompagnement des projets et mise en œuvre de nouvelles organisations, de nouvelles technologies, dossier informatisé…,
4. Réalisation des entretiens d’évaluation,
5. Gestion du temps de travail des agents (plannings, congés, absences exceptionnelles..),
6. Gestion des affectations en fonction des postes vacants en lien avec la coordinatrice,
7. Gestion de l’équipe de remplacement : adéquation des ressources, organisation du travail et suivi de l’affectation des moyens,
8. Gestion des recrutements et accueil des nouveaux arrivants,
9. Gestion des accès, locaux, vestiaire, présentation dans le service et organisation de la formation,
10. Gestion des contractuels : suivi des contrats, évaluation, préparation au concours, stagiairisation,
11. Organisation de l’accueil des stagiaires / évaluation avec les tuteurs de stage
12. Gestion des conflits de niveau 1.
Participation aux projets institutionnels :
13. Participation et accompagnement à la mise en place des projets de service, des pôles et de l’institution (ex. DPPI, projet NHO) et des nouvelles technologies,
14. Informer les secrétariats médicaux des évolutions et projets de service, des pôles et de l’institution,
15. Anticipation et accompagnement à l’évolution de la profession et des outils métiers.
Organisation :
16. Participation au bureau de pôle et mise en œuvre de réunions de service régulière,
17. Evaluer la charge de travail et l’organisation des secrétariats médicaux par des études organisationnelles, de processus et de charge, afin de mettre en œuvre des actions de réorganisation et d’harmonisation des pratiques :
Tableaux de bord comprenant :
18. suivi de la saisie de l’activité médicale,
19. suivi du respect des délais réglementaires d’envoi des courriers médicaux : Analyse des extractions DIM.
Mise en œuvre d’actions correctives (organisationnelles, informatiques, affectation de ressources humaines) ;
20. Faire appliquer les pratiques exigibles prioritaires (PEP),
21. Participer au travail de préparation de la certification HAS.
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :
Compétences :
22. Baccalauréat SMS ou équivalent,
23. Maîtrise des logiciels WORD, EXCEL, POWER POINT et des logiciels métier CRISTAL-LINK (DRDV, DMC, IC-PLAN, …), IC-Dict, DICTAPLUS…,
24. Notions du fonctionnement institutionnel médico-administratif des hôpitaux publics (gouvernance).
Qualités requises :
25. Sens de l’organisation et de la gestion du travail,
26. Prise d’initiative et autonomie,
27. Présentation excellente, aptitude relationnelle, esprit d’équipe,
28. Disponibilité,
29. Discrétion, confidentialité, respect du secret médical,
30. Curiosité intellectuelle,
31. Capacité à assimiler les technologies nouvelles,
32. Polyvalence, aptitude à la mobilité, à l’animation d’équipe et à l’encadrement,
33. Capacité à former et à accompagner les utilisateurs.
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