Fonction polyvalente au cœur de l’entreprise, vous êtes à la fois le premier point de contact de la société et un support administratif essentiel pour la Direction et les équipes.
Accueil & support à la Direction
* Accueillir les clients et visiteurs (préparation et gestion des badges visiteurs)
* Gérer les appels entrants, demandes générales et boîte mail générique
* Assurer la gestion de l’agenda, des rendez-vous et des priorités du Managing Director
* Suivre et coordonner les courriers officiels et circuits de signatures (y compris envois DHL)
* Répartir le courrier entrant et organiser les envois postaux pour les différents départements
* Organiser des événements internes et externes (réunions, visites, moments d’équipe…)
* Approuver certains documents pour la Direction sur base de consignes établies
Gestion des voyages & frais professionnels
* Organiser les déplacements professionnels de l’ensemble du personnel (Belgique et entités liées en France et UK)
* Réceptionner et vérifier les notes de frais (NDF) avant encodage dans SAP
* Collecter et contrôler les justificatifs liés aux cartes de crédit professionnelles, puis encodage SAP
* Assurer le suivi des voyages, kilomètres et carburant des voitures de société (reporting via Enablon)
* Gérer les clés des véhicules pool, le planning d’utilisation et l’état des véhicules
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