Gestionnaire des rapports et des délibérations en cdd

Missions :

La Direction des Affaires Juridiques de la Commande Publique et des Assemblées,
Le service des Assemblées et Moyens des Elus,

Activité de la Direction/Service :

La Direction adjointe des Assemblées exerce 2 missions principales :
* Assurer l’organisation des Assemblées délibérantes tout en veillant au bon déroulement du circuit décisionnel et à la sécurité juridique des actes,
* Garantir aux élus régionaux et aux membres du CESER les bonnes conditions d’exercice de leur mandat (gestion des indemnités, remboursement des frais de mission, mise en oeuvre du droit à la formation …).
Dans l’exercice de ses missions, la Direction Adjointe des Assemblées constitue l’interlocuteur privilégié des élus et des membres du CESER concernant leur mandat et statut – et travaille, dans le cadre de l’organisation des Assemblées, en transversalité avec l’ensemble des services régionaux, de la Direction Générale des Services et du Cabinet de la Présidente.

Contexte de travail :

Le service Assemblées et Moyens des Elus est composée de 13 agents ayant en charge des missions suivantes : Gestion des rapports et délibérations, Statut de l’élu, Administration fonctionnelle, Indemnités et frais de d&placement des élus et des membres du CESER.

DÉFINITION DU POSTE

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable de service, la gestionnaire des rapports et délibérations est l’interlocuteur privilégiée des agents en charge de la production des rapports et délibérations au sein des Directions de la Région, et assure la préparation des réunions des Assemblées.

MISSIONS / ACTIVITES

• Missions principales :

Gestion des Rapports de la Présidente (logiciel AIRS Délib)
• Suivi des projets de rapports après validation du Directeur
• Gestion des visas techniques (juridique, financier) puis de la validation du Directeur Général Délégué
• Signature informatique des documents, contrôle du respect des consignes de mise en forme, remise en forme le cas échéant, vérification de la complétude des annexes
• Préparation et suivi des réunions de visa DGS (édition des recueils de rapports)

Préparation des réunions des commissions sectorielles
• Numérotation des rapports
• Envoi dématérialisé des projets de rapports aux membres des commissions sectorielles
• Transmission aux services des relevés d’avis à renseigner
• Génération des recueils des rapports par commission sectorielle

Préparation et suivi des réunions des Assemblées (assemblée plénière et commission permanente)
• Envoi dématérialisé des rapports aux élus
• Gestion des avis du CESER, correctifs et rapports supplémentaires
• Préparation matérielle et secrétariat de la séance : préparation et mises à jour des dossiers séance, diffusion des documents remis sur table, prises de notes, relevé des votes…

Gestion des délibérations et du rendu exécutoire
• Edition des délibérations pour signature Présidente
• Gestion des dates de rendu exécutoire

Transmission des actes administratifs au contrôle de légalité
• Télétransmission des délibérations au contrôle de légalité

Publication des délibérations sur le site Internet de la Région
• Publication des délibérations sur le site internet de la Région : laregion.fr dès le retour du contrôle de légalité

Les missions du poste télétravaillables :
Suivi des rapports, génération des recueils, envois des rapports et convocations, télétransmission et publication des délibérations

Profil :

COMPETENCES

Connaissances
• Procédures et formalités administratives,
• Principes et règles de la communication orale, téléphonique et écrite,

SPECIFICITES DU POSTE

Sujétions / Environnement professionnel :
• Contraintes calendaires (respect du calendrier institutionnel)
• Contraintes horaires possibles (respect des délais réglementaires d’envoi des convocations)
• Discrétion
• Equipements spécifiques (casque téléphonique, double écran)

Risques / Pénibilité :
• Travail prolongé sur écran

Modalité de recrutement :

CDD 3 MOIS (possiblement renouvelables)