Secrétaire de direction f/h

Suite à un départ à la retraite, l'Ordre des Avocats du Barreau de Rouen recherche son futur Secrétaire de Direction H/F. Ce poste stratégique vous place au coeur de l'action, en appui direct auprès du Bâtonnier. Au quotidien, vous serez le bras droit indispensable pour garantir la bonne gestion de l’organisation.

Vos missions :

Mission secrétariat

* Contrôle des courriers et dossiers adressés à l’Ordre par voie postale ou électronique et par la voie du palais. Répartition dans les différents services pour traitement. Suivi.
* Distinguer les dossiers et correspondances de la compétence exclusive du Bâtonnier.
* Préparer les déplacements et interventions du Bâtonnier (organisation des déplacements, ordres du jour des réunions, constitution des dossiers thématiques), en concertation avec ce dernier.
* S’assurer de l'effectivité et de la qualité du classement et de l'archivage des dossiers de l’Ordre des Avocats, notamment les dossiers ordinaux des avocats et les dossiers concernant les engagements de l’Ordre auprès de ses fournisseurs et autres cocontractants.
* Veiller au respect des échéances de dénonciation et/ou de reconduction des engagements de l’Ordre des Avocats auprès des différents partenaires.
* D’organiser les manifestations de l’Ordre telles que les assemblées générales, les élections, l’université d’été (en lien avec l’IXAD), la rentrée solennelle, le concours du jeune barreau, et plus généralement toutes les manifestations organisées par l’Ordre.•De gérer les rendez-vous du Bâtonnier en lien avec le cabinet de celui-ci.

Direction des Services Ordinaux

* S’assurer de la direction et de la gestion du personnel de l’Ordre, à cet effet s’assurer de la mise en oeuvre et de l’application par le personnel des directives données. Gérer les relations entre les membres du personnel de la Maison Des Avocats et entre autres le respect des horaires de travail, les demandes de congés ou d’absences exceptionnelles. Etablir les consignes salaires chaque mois pour le cabinet d’expertise comptable.
* Encadrer le travail des collaborateurs de l’Ordre, porter à la connaissance du Bâtonnier les dysfonctionnements constatés, les surcroîts de charge de travail, les difficultés pouvant être rencontrées par les salariés. La direction et la gestion du personnel autorisent la formulation d’observations écrites ou verbales aux collaborateurs de l’Ordre et d’en référer au Bâtonnier en tant que de besoin.
* S’assurer que le personnel salarié de l’Ordre, chacun dans sa sphère de compétence, veille au bon fonctionnement des équipements de la Maison Des Avocats, notamment les équipements informatiques et de diffusion d’informations, de son et d’image.
* S’assurer du bon fonctionnement de ceux-ci avant chaque utilisation (séance de formation des avocats, conférence, colloque, débat, etc…).
* S’assurer de l’ensemble des relations avec les prestataires et fournisseurs de la Maison Des Avocats, de gérer les relations contractuelles, les échéances, les paiements des sommes dues.


Vous êtes titulaire d’un Bac+3 minimum et vous avez au moins 3 ans d’expérience idéalement en secrétariat ou assistance de direction.


Compétences indispensables

* Aisance avec le Pack Office et capacité à prendre en main des logiciels internes.
* Une orthographe irréprochable et de solides compétences rédactionnelles sont des atouts indispensables.
* Adaptabilité : Un nouveau Bâtonnier étant élu tous les deux ans, vous devez pouvoir ajuster vosméthodes et approches.


Vos plus grandes forces :

* Un sens de l’organisation à toute épreuve.
* Un relationnel chaleureux et une vraie empathie.
* Une réactivité et une gestion agile des priorités.


L'Ordre des Avocats du Barreau de Rouen rassemble 530 avocats. Il est le 18ème Barreau de France sur un total de 164.Il est administré par un Conseil de l'Ordre composé de 18 membres et présidé par le Bâtonnier, élu pour deux ans, le Bâtonnier a pour mission de représenter les avocats de son barreau, de garantir le respect de la déontologie et de promouvoir les actions de l'Ordre.

La Maison des Avocats, centre névralgique du Barreau, abrite l'équipe administrative en charge d'assister le Bâtonnier et les membres du Conseil de l'Ordre dans leurs missions et d'organiser les différentes actions de l'Ordre.Vous y évoluerez dans un environnement vivant, stimulant et stratégique. Pourquoi nous rejoindre ?

* Un environnement stimulant : Vous évoluerez au sein de la Maison des Avocats, un lieu d’activité etd’échanges entre les membres du Barreau.
* Un poste central : Vous serez un véritable pilier, en interaction avec de nombreux interlocuteurs interneset externes.
* Un cadre professionnel enrichissant : Le Barreau de Rouen est connu pour son dynamisme et sa rigueurinstitutionnelle.
* Une passation est prévue à compter de mi-novembre pour assurer une transition.