Publiée le 17 juin
Mission du poste
Qui sommes-nous ?
GRAAD Santé accompagne les professionnels de santé dans leur développement professionnel à travers des formations DPC (Développement Professionnel Continu).
Nous vivons une période de forte croissance, portée par l'essor des classes virtuelles et le lancement de nouvelles offres de formation. Pour accompagner cette dynamique, nous renforçons notre organisation opérationnelle et recherchons un·e Chargé·e de Back Office prêt·e à embarquer dans une aventure ambitieuse.
Ce poste vient en appui direct des équipes Accompagnement Client et Coordination pédagogique, avec un objectif clair : sécuriser la qualité de service et fluidifier le traitement administratif.
Avantages :
* Tickets restaurants
En binôme avec nos coordinatrices pédagogiques, Élodie et Salima, tu prends en charge l'ensemble du back office lié à l'administration des formations. Tu es le pivot entre l'inscription du professionnel de santé et son entrée en formation.
ADMINISTRATION DES VENTES ET BACK OFFICE FIF-PL / DPC
* Gérer les inscriptions sur la plateforme FIF-PL : import des dossiers, vérification d'éligibilité, suivi des délais de validation
* Envoyer et suivre les convocations et confirmations de formation dans les délais réglementaires
* Relances et traitement des anomalies administratives
* Mettre à jour les bases de données clients et suivre administrativement les dossiers de prise en charge
* Coordonner avec les organismes financeurs (ANDPC, FIF-PL) le bon déroulement des démarches administratives
* Gestion administrative post-formation
SUIVI DES JAUGES ET COORDINATION DES SESSIONS
* Suivre quotidiennement le remplissage des sessions de formation (classes virtuelles et présentiel)
* Alerter et reporter en cas de sous-effectif ou de dépassement de jauge
* Gérer les listes d'attente, annulations et reports
* Saisir et mettre à jour les plannings de sessions sur les outils internes
ADMINISTRATION GÉNÉRALE ET OFFICE
* Rédiger et mettre en forme courriers, mails types et documents administratifs
* Suivre les tableaux de bord et indicateurs d'activité (saisie, mise à jour)
* Apporter un appui ponctuel sur des tâches bureautiques
* Faire l'interface avec les équipes pédagogiques, commerciales et la direction en cas de problème administratif
FORMATION & EXPÉRIENCE
Bac +2 minimum : BTS Gestion PME, Assistant de gestion ou équivalent
2 ans d'expérience minimum (stages compris) en administration des ventes, back office, relation client ou assistanat commercial
COMPÉTENCES TECHNIQUES
Bonne maîtrise des outils bureautiques
La connaissance des plateformes LMS type Dokeos ou Didask est un plus (formation assurée en interne)
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur
ET SURTOUT, TA PERSONNALITÉ
Rigueur et sens de l'organisation : tu jongles entre plusieurs tâches sans perdre le fil
Proactivité : tu n'attends pas qu'on te dise quoi faire, tu anticipes et tu alertes
Bon relationnel : à l'aise au téléphone, dans la relation partenaires comme dans les échanges internes
Esprit d'équipe : tu t'intègres facilement dans un environnement agile
Disponibilité et réactivité : tu aimes les environnements dynamiques et le rythme soutenu
Ce que nous proposons
Une rémunération de 2 000 € à 2 250 € brut/mois
Un poste à Suresnes (92), facilement accessible en RER et tramway
Une prise de poste dès que possible
Un CDD au sein d'une structure en pleine croissance, avec une vraie perspective d'évolution
Une mission concrète et variée, avec un impact direct sur la qualité de service
