Assistant·e de direction (h/f)

RESPONSABILITÉS :

L'assistant·e de direction agira sous l'autorité de la Directrice de l'International (n+1).
Elle/Il est amené·e à travailler avec l'ensemble des personnels de la direction, avec les personnels des composantes et des différents services de l'université. Elle/Il est également un interlocuteur privilégié des partenaires externes.
Assurer l'assistanat de direction du service
• Gestion des agendas de la Directrice et de la Vice-Présidente International et Égalité
• Diffusion des communications internes et externes au sein de la Direction (téléphonique, électronique, physique)
• Organisation logistique des réunions : communication des ordres du jour, suivi des émargements, rédaction et diffusion des comptes rendus
• Assistance de saisie des agents de la direction dans l'outil Notilus dédié à la planification et la réservation des déplacements (assister et accompagner les utilisateurs, valider les déplacements)
• Suivi des bons de commande et attestations délivrées dans le cadre des BIP en lien avec les composantes.
Assurer le suivi des actes administratifs de la direction
• Organisation, alimentation et mise à jour des bases de données relatives à la gestion administrative (conventions, décisions), financière.
• Mise en œuvre et suivi des conventions et autres documents officiels (établissements partenaires, Feder)
• Suivi administratif des stages effectués à la DI (signature de la convention, versement des gratifications)
Assurer le suivi des mobilités Erasmus+ de personnels
• Suivi des dossiers de mobilités des personnels (STA) dans Moveon (logiciel métier) : constitution des contrats d'enseignement et financier, gestion des bourses
• Suivi des dossiers de mobilité OS (diffusion des informations, suivi des justificatifs et rapport, enregistrement dans Moveon)
• En lien avec les assistants de saisie de proximité Notilus, assister et accompagner les personnels sortants, valider les déplacements.
Participer à l'organisation des évènements en lien avec l'international
• Organisation de l'accueil de délégations étrangères (coordonner les plannings, réserver les salles)
• Accompagnement des composantes dans l'accueil des délégations étrangères
• Participer aux actions et évènements de la direction en fonction des besoins.

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
• Langue anglaise
• Techniques de présentation écrite et orale
• Technique d'élaboration de documents
Savoir-faire :
• Savoir planifier et respecter des délais
• Evaluer et hiérarchiser des besoins
• Utiliser les outils bureautiques
• Appliquer les normes, procédures et règles
• Savoir gérer les aléas
Savoir-être :
• Capacité d'adaptation
• Rigueur/Fiabilité
• Sens relationnel
• Sens de la confidentialité
• Réactivité
Compétences particulières :
Maitrise d'outils métiers :
• Moveon Beneficiary module
• Notilus,
• I-Parapheur
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Poste ouvert uniquement aux contractuels
Catégorie/corps : B-TECH-Technicien·ne
Diplôme minimum requis : Bac
Type de contrat et durée : CDD de 4 mois jusqu'au 31/07/ 2026
Rémunération brute mensuelle : Entre 1836€ et 1850€ (selon grille et expérience)
Date de prise de poste souhaitée : 13/04/2026
Quotité de travail : 100%
Date limite de candidature : 15/03/2026
Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents.
Avantages liés au poste :
• 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d'arrivée)
• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Possibilité de parking du personnel
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
• Parcours d'accueil et formations