Mission principale : Sous la responsabilité de la responsable du département « financement et suivi de projets », la personne recrutée réalise, de manière polyvalente, des actes administratifs dans le cadre des appels à projets et de suivi de projets, en lien étroit avec la coordinatrice suivi de projets, la juriste, la chargée d'appui financier, et les chargés de mission. Activités principales : Aide administrative à la gestion d'un appel à projets (6 à 7 appels à projets/an) · Enrichissement de la base Access issue d'EVA3, suite au dépôt de dossiers des candidats, en lien avec la responsable du Pôle Fresh et la juriste ; · Etude d'éligibilité administrative des dossiers de candidature ; · Participation aux réunions pour l'évaluation administrative des dossiers ; · Rédaction, mise en forme et envoi de courriers aux candidats non sélectionnés ; · Gestion des déplacements des experts scientifiques (commande de billets, remboursement de frais) et rémunération d'expertises (honoraires) dans le module Notilus et interface SIFAC (bons de commande) ; · Participe à la rédaction de procédures relevant de son périmètre. Suivi administratif et financier de projets financés · Saisie des bons de commandes pour versement des tranches de financement (T1 et soldes) des projets lauréats, aux organismes de gestion, en lien avec le pôle finances de l'ADS ; · Suivi de remise et analyse des bilans financiers, relances ; · Suivi des dépôts des factures avec les organismes de gestion et paiements dans RESANA en lien avec le service facturier ; · Traitement des demandes relatives aux versements de trop perçus en lien avec le service facturier et l'agent comptable principal ; · Mise à jour des tableaux de suivi Excel des projets financés ; · Organisation de réunions avec les chercheurs et gestionnaires, participation aux cafés du BPRP et aux réunions et séminaires des gestionnaires ; · Participe à l'organisation de Webinaires à destination des chercheurs et équipes de gestion. Activités secondaires · Participer à l'amélioration des procédures internes et de l'organisation de l'Institut · Contribution à la mise en visibilité des résultats de recherche Spécificité(s) et environnement du poste : · Pas de contrainte particulière Connaissances : · Maitrise des logiciels informatiques (SAP, PDF, Excel, Access, messagerie) et Internet · La connaissance de l'outil SIFAC ou SIFAC serait un plus · La connaissance des administrations publiques serait un plus Savoir-faire : · Savoir travailler en équipe · Savoir gérer ses priorités · Savoir hiérarchiser les dossiers (suivi, mise à jour…) · Gérer la confidentialité des informations Aptitudes : · Rigueur, implication, polyvalence · Sens de l'organisation · Aisance relationnelle (échanges nombreux par téléphone et mails) · Réactivité · Motivation, esprit d'initiative · Sens de la hiérarchie Expérience(s) souhaité(s) : · Expérience en assistanat Niveau de diplôme et formation(s) : · Bac 2 en gestion administrative, ou autres diplômes Structure : L'Institut pour la Recherche en Santé Publique (IReSP) est un groupement d'intérêt scientifique (GIS) créé en 2007 dont l'Inserm est l'organisme gestionnaire. Son objectif général est de développer, structurer et promouvoir la recherche en Santé Publique. L'IReSP soutient la recherche en Santé Publique par différents moyens, et en particulier au travers d'actions de financement de projets de recherche (via un processus appelé appels à projets) et d'actions de valorisation et d'animation (www.iresp.net ). L'IReSP est composé d'un directeur, d'une directrice adjointe scientifique, d'une directrice adjointe administrative, et une dizaine de collaborateurs.
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