1 poste dadjoint administratif services éco - commandes - h/f

Description :

Présentation du service d’affectation
Le poste d’Adjoint Administratif est à pourvoir au sein de la Direction des Services Economiques.
C’est un poste à temps plein de Gestionnaire Administratif des Services Economiques en charge des commandes, qui nécessite des connaissances bureautiques/informatiques et comptables ainsi qu’une adaptabilité au travail et à l’équipe.

Description synthétique du poste
Le Gestionnaire administratif en charge des commandes, a pour missions de recueillir les diverses demandes d’achat, d’effectuer les devis auprès des fournisseurs et d’émettre les bons de commande.
Il a en charge le suivi du processus comptable de l’évaluation du besoin jusqu’à la transmission du bon de commande au fournisseur.

Missions principales
Traitement des bons de demande (boîte mails/ courriers):
- Traiter les demandes d’achat /besoins des services relatifs à des petites fournitures hôtelières, médicales, prestations externes.
Demande de devis :
- Mise en concurrence auprès des fournisseurs
Emission des commandes :
- Création de la commande
- Edition du bon de commande ainsi que du bon à recevoir
Validation avec la Responsable des services économiques :
- Présentation pour validation et signature de l’ensemble des bons de commande émis
- Scanner les différentes pièces justificatives dans le système informatique (demande d’achat, le devis et la commande signée par la responsable) qui serviront au moment de la liquidation et mandatement de la facture.
- Envoi du bon de commande au fournisseur
- Transmission des bons de commandes/à recevoir au magasin central
Engagement des commandes suite à des demandes des services prestataires : informatique/technique/logistique/ biomédical / Médicotechnique/ Budgets Annexes
- Création des bons de commandes y compris les commandes internes récurrentes
- Validation et signature avec la responsable
- Envoi au fournisseur et/ou service demandeur pour suivi
Lien direct avec les cadres des services pour satisfaire au mieux leur besoin :
- Prise de rendez-vous téléphoniques
- Organisation de réunion avec les fournisseurs et/ou la responsable
- Organisation de réunion avec les cardes et/ou la responsable
Suivi des commandes engagées (état E) mais non réceptionnées :
- Contact auprès du service demandeur, du magasin, du fournisseur
- Transmission de l’information au liquidateur de la dépense concernée (variable en fonction du compte budgétaire)

Missions annexes (liste non exhaustive)
- Création des fournisseurs dans Cpage en l’absence des agents de la cellule marchés
- Participation aux recherches des logements ainsi aux états des lieux (ex : internat avec les affaires médicales)
- Participation, déplacements en cas de besoin d’achats auprès des fournisseurs type grande surfaces (ex : demandes des internes)
- Echanges réguliers avec les magasiniers
- Commandes de fournitures de bureau et hôtelières à la Plateforme Médico Logistique via EGDEM
- Participation aux formations régulières Cpage domaine de la Gestion Economique et Financière (GEF)
- Continuité de service : renfort à ses collègues en cas d’absence (sur poste similaire)

Liaisons fonctionnelles
Relations internes et externes :
 Services économiques et cellule marchés
 Services des finances,
 GAPM,
 Magasin central,
 Services de l’établissement,
 Fournisseurs,
 Transporteurs,

Liens hiérarchiques
 Responsable des Services Economiques.

Conditions d’exercice
Rythme de travail :
Horaire fixe du Lundi au Vendredi : 9h – 16h40



Profil recherché :


Pré requis souhaités :
- Connaissances /Expériences en matière de Comptabilité
- Aisance avec les outils informatiques
- Connaissance du Centre Hospitalier (services / UF)
- Connaissance du logiciel métier Cpage / Plan Comptable Hospitalier M21
Diplôme requis :
Niveau Bac ou Bac +2